Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Директор ездит на арендованной машине как списыть бензин

Директор ездит на арендованной машине как списыть бензин

Как происходит списание ГСМ на арендованный автомобиль


Время чтения: 5 минутПредприятию не всегда выгодно содержать свой автопарк. Его наличие вызывает необходимость решать большое количество вопросов, связанных с документальным оформлением, а также с материальными затратами. По этой причине аренда автомобилей – оптимальное решение транспортной проблемы фирмы.

Но и здесь свои сложности. Важное значение имеет статус собственника автотранспорта – компания, ИП или физическое лицо. Ну и, конечно, вопрос, как происходит списание ГСМ на арендованный автомобиль, тоже требует определённых знаний.

Вопрос регулируется ст. 606 Гражданского кодекса РФ.

В частности, в ней говорится, что арендодатель за плату обязуется предоставить арендатору во временное пользование своё имущество. То, что таковым может быть транспортное средство (ТС), указано в п.1 ст.

607 ГК РФ. При этом доходы, полученные нанимателем от аренды автомобиля являются его собственностью. В ст.608 ГК РФ оговаривается, что право сдавать машину внаём имеет её официальный владелец либо уполномоченное им лицо. Из ст. 609 ГК РФ следует, что при аренде ТС предприятием договор необходимо заключать в письменной форме.

Из ст. 609 ГК РФ следует, что при аренде ТС предприятием договор необходимо заключать в письменной форме.

При этом конкретный срок действия арендного соглашения может не указываться. Тогда каждый участник сделки имеет право разорвать договор.

Для этого необходимо за 1 месяц уведомить о своём намерении другую сторону.

Брать в аренду ТС юридическое лицо может у предприятий с различной формой собственности и у физлиц. В первом случае взаиморасчёты производятся в рамках заключённого между фирмами договора аренды автотранспорта.

Соответственно, вопросы, как учитываются затраты на аренду ТС при расчёте фискальных сборов, а также то, как списываются ГСМ, в бухгалтериях предприятий обычно не возникают. Что же касается аренды машин у физических лиц, то здесь имеются 2 варианта, позволяющие определить сторону, ответственную за оплату установленных сборов, и, следовательно, вид и размер ставок налогообложения.

Рассмотрим их кратко:

  1. Заключён договор аренды ТС между физлицом, не имеющим статуса ИП, и предприятием. Тогда в качестве налогового агента выступает учреждение, взявшее внаём машину у физического лица.
  2. Договор аренды ТС оформлен между учреждением-арендатором и арендодателем, являющимся сотрудником организации и использующим ТС в служебных целях. В таком случае компенсация предусматривает погашение стоимости ремонта, техобслуживания, износа, горюче-смазочных материалов.

Читайте .

Горюче-смазочные материалы включают:

  1. сжатый природный газ, сжиженный нефтяной газ, дизельное топливо, бензин;
  2. смазочные материалы – трансмиссионные, моторные, специальные масла, а также пластичные смазки;
  3. жидкости специального предназначения – охлаждающие и тормозные.

Статья 636 ГК РФ возлагает обязанность по оплате ГСМ на арендатора.

При этом учет расхода бензина арендованного автомобиля осуществляется так:

  • К этому документу должны быть приложены чеки контрольно-кассовых аппаратов АЗС на приобретённое за наличные денежные средства высокооктановое или дизельное топливо.
  • Подотчётное лицо (обычно это водитель) предоставляет в бухгалтерию в установленные сроки авансовый отчёт.

В отечественном законодательстве можно найти ещё один ответ на вопрос, как учитывать ГСМ, – на основании путевых листов. Впрочем, существует другой, не противоречащий закону вариант. Речь о нём пойдёт ниже.

  1. Скорее хорошо, но для меня автоматическая коробка передач удобнее
  2. Не знаю, слишком мало приходилось на них ездить
  3. Плохо, это устаревший и неудобный механизм
  4. Хорошо, мне они нравятся больше «автоматов»

Типовой договор аренды предусматривает, что все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, принимает на себя арендатор, в том числе покупку ГСМ.

В частности, списание дизтоплива за месяц при его приобретении водителем за наличные проводится бухгалтерией следующим образом:

  1. кредит 50 счёта «Касса» – водитель получил деньги;
  2. дебет 71 счёта «Расчёты с подотчётными лицами»;
  3. кредит 71 счёта «Топливо оприходовано»;
  4. дебет 20 счёта «Основное производство»;
  5. кредит счёта № 10-3-3 «Деньги зачислены».
  6. дебет счёта № 10-3-3 «Топливо находится в баках»;

Вопрос, как списывать бензин, решается в том же порядке. Нередко бывает, что для повседневной деятельности компании своего парка автотранспорта хватает, но приходится нанимать автотехнику для отдельных нужд. Договором это оформляется не всегда, просто арендуется ТС, заправляется топливом (или выдаются наличные на его покупку), а после того, как задача будет выполнена, у хозяина автотранспорта остаётся путевой лист.

Вместе с тем по ст.252 НК РФ требуется, чтобы отчет об аренде автотранспорта содержал данные о расходах на горючее и затратах по найму автомобиля. Кроме того, следует знать, что даже разовая сделка должна заключаться в письменной форме.

В противном случае, если в себестоимость продукции будут включены понесённые расходы, налоговики выскажут претензии.

Нормативные данные позволяют:

  1. списывать дизельное или высокооктановое топливо со счетов учреждений в соответствии с законодательством;
  2. вести учёт затрат на горючее;
  3. контролировать перерасход топлива.

В отношении компании, не предоставляющей автотранспортные услуги, но использующей арендованное или состоящее на балансе ТС, ограничительные нормативы в этом плане не предусмотрены.

Для плательщиков налога на прибыль действует правило: списывать затраты на ГСМ допускается, исходя из их фактического расхода. Однако тот, кто платит за бензин свои, а не бюджетные средства, в конце концов приходит к выводу, что такие нормативы нужны прежде всего для компании. Тогда руководитель будет знать объём реальных затрат топлива на деловые поездки.

Да и экономически обосновать расходы на топливо при проверке будет проще с помощью нормативов. Для конкретики рассмотрим вопрос, как установить эти показатели для легковых автомобилей.

Процедура расчета ограничительных нормативов включает следующие этапы:

  • “Городской”. Например, если в населённом пункте проживает более 5 млн человек, применяется коэффициент, достигающий 35%;
  • Подсчёт итоговой (рабочей) нормы. Для этого используется такая формула:
  • Установка коэффициентов/надбавок. К наиболее востребованным относятся такие коэффициенты:
    • “Городской”. Например, если в населённом пункте проживает более 5 млн человек, применяется коэффициент, достигающий 35%;
    • “Возрастной”. На автомобиль с пробегом более 100 тыс. км или старше 5 лет разрешается применять коэффициент, равный 5%;
    • “Зимний”. Устанавливается в зависимости от климатических особенностей региона и колеблется в пределах 5–20%.
  • “Зимний”. Устанавливается в зависимости от климатических особенностей региона и колеблется в пределах 5–20%.
  • самостоятельное проведение контрольных замеров.
  • Определение базовой нормы.

    Делается это такими способами:

    • по нормативам Минтранса. Это метод используется чаще всего;
    • учитывается расход топлива, указанный заводом-изготовителем в техдокументации на ТС;
    • самостоятельное проведение контрольных замеров.
  • учитывается расход топлива, указанный заводом-изготовителем в техдокументации на ТС;
  • “Возрастной”. На автомобиль с пробегом более 100 тыс.

    км или старше 5 лет разрешается применять коэффициент, равный 5%;

  • по нормативам Минтранса.

    Это метод используется чаще всего;

РН= БН×(1+ СКН), где РН – искомый параметр – рабочая норма; БН – базовая норма; СКН – сумма коэффициентов/надбавок (в долях). Необходимо знать, что при определении базовой нормы путем самостоятельных замерхов применять повышающий коэффициент “Возрастной” нецелесообразно. Это же касается и показателя «Зимний», если замеры проводились в холодную пору года.

Списывается ли ГСМ на арендованную машину? Да, в том числе при аренде автомобиля без экипажа. Но только при наличии приказа руководителя предприятия об утверждении норм расхода топлива (см.

предыдущий раздел статьи). Осуществляется списание обычно ежемесячно ответственным лицом – например, материальным бухгалтером. В ст. 188 Трудового кодекса сказано, что работнику использовавшему «личное имущество с согласия работодателя и в его же интересах, выплачивается компенсация за материалы, связанные с эксплуатацией этого имущества.

Размер подлежащих возмещению расходов определяется трудовым договором, выраженным в письменной форме».

Таким образом, возможна компенсация бензина сотрудникам без аренды транспортного средства – если условия для выплаты возмещения детализированы в трудовом соглашении.
Приведём пример со следующими условиями:

  1. регион эксплуатации находится на высоте 300-800 метров. Поправочный коэффициент – 5%;
  2. автомобиль ГАЗ-24-10;
  3. пробег – 287 км.
  4. норма потребления топлива -13 л/100 км;

Сначала вычисляем рабочую норму: РН = 13× (1+.0,05) = 13,65л/100 км Затем умножаем РН на пробег (ПР).

В итоге получаем: С = РН×ПР= 13,65×287 /100= 39,7 л То есть на таких условиях списанию (буква С в формуле) подлежит 39,7 литров бензина. В настоящее время часто применяется практика учёта ГСМ на арендованное ТС по путевым листам. Обойтись без них при списании можно, если на предприятии действует приказ о нормах расхода топлива.
Обойтись без них при списании можно, если на предприятии действует приказ о нормах расхода топлива. Брать за основу допускается как базовые значения этого показателя для конкретной марки ТС, установленные Минтрансом, так и данные, рассчитанные специалистами организации по общепринятой методике.

Работнику фирмы, который при выполнении своих должностных обязанностей использует личный автотранспорт, затраты на горюче-смазочные материалы компенсируются при условии, что это требование зафиксировано в трудовом соглашении.

Поделиться:

В командировку на личном авто: как компенсировать расходы на бензин

Закрыть Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока. Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании. Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела.

Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать Фред ДеЛюка Основатель Subway Подписка на уведомления о новых статьях Подписаться Мне не интересно

Елена Галичевская 6 мая Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то все затраты, связанные с поездкой, компания берёт на себя, в том числе и бензин.

Можно возместить расходы по чекам, а можно выплатить фиксированную сумму. От этого будет зависеть размер компенсации за бензин и порядок её налогообложения.

Поездку в командировку на автомобиле сотрудник для начала следует обсудить с руководителем. Если вопрос согласован, бухгалтер оформляет приказ на командировку, путевой лист и служебную записку. Документ оформляем по форме Т-9 (абз.

2 п. 7 Постановления Правительства РФ , далее — Положение о командировках). В приказе добавляем поле «Проезд к месту командировки».

Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 ). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.

По ней определяют, как долго сотрудник находился там, куда его командировали.

По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки (п. 7 ). А работодатель обязан возместить работнику все затраты по командировке, в том числе стоимость израсходованного бензина.

Это делается на основании кассовых чеков.

Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами. От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты. Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС ).

Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС ). После этого работодатель издает:

  1. приказ о выплате компенсации;
  2. соглашение об использовании автомобиля, где прописывает сумму компенсации (ст. ТК РФ, Письмо Минфина ).

Суды согласны с таким подходом (Постановления ФАС МО от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902, 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013).

Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и взносами (письмо Минфина ).

А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства ):

  1. 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  2. 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина ).

Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля. В нём прописываем стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем.

По договору арендатором выступает компания, а арендодателем — работник-собственник машины. Важные детали:

  1. Но можно договориться о том, что арендатор платит только за аренду автомобиля, а арендодатель — несёт расходы на топливо и на ремонт автомобиля. Это нужно специально оговорить в договоре.
  2. Обычно арендатор несёт расходы на содержание арендованного автомобиля и расходы по его эксплуатации (ст. ГК РФ). Арендодатель должен документально подтвердить расходы, в том числе на бензин.

Налогообложение зависит от вида договора — аренда транспортного средства с экипажем или без.

Если автомобиль без экипажа, страховые взносы начислять не нужно — только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. НК РФ, Письмо Минфина ). Если с экипажем — взносы начисляются только со стоимости услуг по управлению автомобилем, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п.

1 ст. , пп. 1 п. 1 ст. НК РФ). Вид договора Страховые взносы НДФЛ Аренда транспортного средства без экипажа не начисляются удерживается Аренда транспортного средства с экипажем начисляются на стоимость услуг по управлению автомобилем удерживается Елена Галичевская, редактор-эксперт Подписаться × Загрузить ещё

Сотрудник с разъездным характером работы использует личное авто: как оформить расход ГСМ

Важное По теме Читайте все материалы (127) по теме , в том числе: 27 июля 2021 г. 10:06 ИА С сотрудником организации заключен , который предусматривает разъездной характер работы.

Для служебных поездок сотрудник использует личный автомобиль. Соглашения о компенсации расходов за использование личного имущества нет, автомобиля или безвозмездного использования личного имущества с сотрудником не заключался.

ГСМ сотрудник заправляет по топливной карте организации. Организация не является транспортной. Личный транспорт сотрудник использует для посещения клиентов с целью проведения переговоров.

Ежемесячно сотрудник представляет путевой лист с указанием маршрута и количества истраченного и заправленного топлива. Может ли в этом случае организация принять в расходы по прибыли стоимость ГСМ в пределах установленных для автомобиля норм? Может ли организация принять к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным от топливных компаний за указанные выше заправки?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции: В ситуации, когда работнику установлен разъездной характер, расходы на ГСМ могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда на основании НК РФ или НК РФ, при условии, что порядок компенсации ГСМ отражен в трудовом договоре, локальных нормативных актах. Если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то вычет по ГСМ можно заявить на общих основаниях. Обоснование позиции: С точки зрения трудового законодательства, возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работ, не входит в систему оплаты труда ( ТК РФ), а представляет собой компенсационную выплату, гарантированную законодательством (, ТК РФ).

Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются. Смотрите также . Заработная плата.

Согласно ТК РФ компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. В частности, в соответствии со ТК РФ работодатели обязаны компенсировать разъездным работникам расходы на проезд, на аренду жилья, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
В частности, в соответствии со ТК РФ работодатели обязаны компенсировать разъездным работникам расходы на проезд, на аренду жилья, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Главное, чтобы размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников был установлен коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

В рассматриваемом случае расходы осуществлены с согласия работодателя, поэтому могут быть классифицированы как иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

В целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль данные расходы могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании НК РФ. Данные разъяснения приведены в Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 01.04.2010 N , от 18.08.2008 N .

Нужно иметь в виду, что ранее чиновники рекомендовали учитывать такие расходы в составе расходов на оплату труда (смотрите Минфина России от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344, от 07.05.2008 N , от 19.04.2007 N ). Эта позиция вновь была озвучена в Минфина России от 15.02.2017 N 03-04-06/8562, в котором сказано о возможности учета затрат на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, в составе расходов на оплату труда ( НК РФ) в размере и в соответствии с порядком, предусмотренным локальными нормативными актами организации, содержащими нормы трудового права, при условии соблюдения критериев НК РФ.

Однако, с учетом вышеприведенных норм ТК РФ, учет расходов на основании НК РФ, на наш взгляд, является небесспорным (с учетом вышеприведенных положений ТК РФ и арбитражной практики).

Отметим также, что НК РФ не устанавливает каких-либо ограничений по размеру затрат на возмещение работникам расходов, указанных в ТК РФ.

Однако такие расходы в любом случае должны соответствовать критериям НК РФ ( Минфина России от 19.06.2017 N 03-04-06/38080). Например, по мнению контролирующих органов, необходимым условием для подтверждения расходов на ГСМ и использования автомобиля в производственных целях является путевой лист (или иной самостоятельно разработанный организацией первичный учетный документ), в обязательном порядке содержащий информацию о маршруте следования автомобиля ( Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 01.08.2005 N , УФНС России по г.

Москве от 07.07.2008 N , от 13.11.2006 N , от 14.11.2006 N , от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). В данном случае указанное условие выполняется. Согласно НК РФ если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты.

Поэтому, на наш взгляд, организация вправе учесть понесенные затраты в рассматриваемом случае по нескольким основаниям ( НК РФ, НК РФ) при условии выполнения требований НК РФ. Порядок оплаты приобретения ГСМ для служебных поездок, установленный соглашением сторон трудового договора или локальным нормативным актом работодателя, может предусматривать выдачу работнику корпоративной топливной карты в том числе при использовании автомобиля работника (смотрите также материал: Вопрос: В организации планируется установить работникам разъездной характер работы и компенсировать расходы на ГСМ путем выдачи топливных карт.

Возможно ли компенсировать работнику расходы на ГСМ не в денежной форме, а путем выдачи топливной карты? Необходимо ли при компенсации ГСМ топливной картой при разъездном характере работы выплачивать работнику дополнительно компенсацию за использование личного автомобиля? Что необходимо выплачивать работнику при исполнении трудовых обязанностей вне места работы (разъезды)?

(информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», август 2021 г.)).

Отметим, что, если работник не принят на должность водителя, не перевозит пассажиров или грузы, составлять путевой лист в этой ситуации с формальной точки зрения не требуется.

Однако для того, чтобы подтвердить использование автомобиля в служебных целях, производственный характер расходов на ГСМ, считаем оправданным порядок составления путевых листов с указанием в том числе маршрута следования работника (апелляционное определение Омского областного суда от 01.02.2017 по делу N 33-674/2017).

Приобретение работником ГСМ для служебных целей посредством топливной карты может подтверждаться чеками АЗС, отчетами поставщика ГСМ, отчетом сотрудника о совершенных поездках по поручению работодателя ( ФНС России от 13.11.2018 N В общем случае сумма НДС, предъявленная поставщиком топлива, может быть принята к вычету после его оприходования и при наличии счета-фактуры, если топливо используется для осуществления операций, подлежащих обложению НДС (, НК РФ).

В таких случаях сумма «входного» НДС в фактическую стоимость топлива не включается и предъявляются к вычету. На наш взгляд, если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то и по ГСМ, полученным по топливным картам, вычет можно заявить на общих основаниях. Вместе с тем в настоящее время мы не располагаем разъяснениями официальных органов по данному конкретному вопросу.

Для более объективной оценки налоговых рисков рекомендуем организации обратиться за письменными разъяснениями по данному вопросу в налоговый орган по месту учета или непосредственно в Минфин России (, НК РФ).

Напомним, что выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений о порядке исчисления налога, данных ему финансовым или налоговым органом (уполномоченным должностным лицом этого органа) в пределах его компетенции на основании полной и достоверной информации исключают вину налогоплательщика в совершении налогового правонарушения, что освобождает его от привлечения его к ответственности (, НК РФ). Рекомендуем также ознакомиться с материалом: — . Учет выплат при разъездном характере работы.

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий Ответ прошел контроль качества 22 мая 2021 г. Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Личный автомобиль используется в производственных целях: как учесть топливо

23 мая 2012 23 мая 2012 Ведущий эксперт, главбух с 10-летним стажем Многие организации принимают на работу водителей, использующих для служебных поездок собственную машину.

Оформить такое сотрудничество можно , но при каждом возникают трудности со списанием бензина. Мы рассмотрели моменты, которые чаще всего вызывают вопросы у бухгалтеров и у индивидуальных предпринимателей.

Очень часто использование личного автомобиля в служебных целях оформляется как аренда автомобиля без экипажа.

Сотрудник выступает в роли арендодателя и сдает собственную машину компании, в которой работает. В свою очередь работодатель является арендатором и ежемесячно начисляет сотруднику арендную плату. При этом в договоре есть пункт о том, что расходы на ГСМ, техобслуживание и ремонт несет арендатор, то есть организация.

На практике такой вариант вызывает много сложностей, потому что сотрудник-арендодатель ездит на своей машине и в рабочее, и в свободное время. Соответственно, часть бензина расходуется на служебные поездки, а часть — на личные.

В результате трудно определить, какую сумму можно списать на расходы компании, а какую должен заплатить сам водитель. Чтобы получить обоснованные данные о «производственном» расходе топлива, организации разрабатывают и утверждают некую систему контроля.

Чаще всего встречаются системы, основанные на учете по путевым листам, и системы, в основе которых лежат лимиты.

Прежде всего, для каждой машины нужно установить норму расхода топлива на один километр.

Если для автомобиля есть норма, утвержденная Минтрансом России*, то следует придерживаться ее. Если такой нормы нет, организации придется разработать свою собственную (подробно о том, как рассчитать норму, читайте в статье «»). Затем необходимо определить, какое время считается рабочим, а какое — личным.

В начале «рабочего» периода необходимо снять показание одометра, зафиксировать его в путевом листе, и выдать этот лист водителю. В конце «рабочего» периода нужно снова снять показание одометра и еще раз зафиксировать в путевом листе.

После чего сотрудник должен сдать путевой лист в бухгалтерию.

Далее бухгалтер высчитывает, сколько километров проехал автомобиль в течение «рабочего» периода, и полученную цифру умножает на установленную норму. В итоге получается количество топлива, израсходованного на нужды компании.

При использовании этого метода надо учесть две важных детали. Первая — продумать и закрепить в приказе или распоряжении директора, какие моменты времени являются началом и окончанием «рабочего» периода. Если водитель трудится с понедельника по пятницу, то проще всего установить, что служебные поездки начинаются в понедельник утром и заканчиваются в пятницу вечером.

Но тогда дорога из дома до офиса и обратно будет считаться служебной поездкой.

Возможен и другой вариант — выписывать путевые листы ежедневно, и не учитывать в них перемещение от работы до дома и от дома до работы. Это обеспечит более высокую точность, но потребует больше хлопот. Для водителей, которые работают посменно, например, «день через день», путевой лист можно оформлять на каждую смену.

Вторая деталь — назначить работника, который будет снимать показания одометра. Поручать это самому водителю не корректно, поскольку он является лицом заинтересованным, а в подобном деле необходимо участие независимой стороны.

Чтобы данные о километраже не вызывали сомнений (в том числе у налогового инспектора), можно завести специальный журнал, куда ответственный работник станет заносить показания спидометра.

В результате цифры, указанные в путевом листе, будут совпадать с цифрами из журнала, что лишний раз докажет обоснованность расчетов.

Обратите внимание: когда путевые листы выдаются на неделю или смену продолжительностью в несколько дней, и последнее число месяца приходится на середину недели или смены, придется выписать два путевых листа.

В одном отразить поездки с начала недели (смены) и до конца месяца, в другом — с начала месяца и до конца недели (смены).

Это позволит бухгалтеру разнести затраты по месяцам.

Эта система контроля подразумевает, что для каждого сотрудника-арендодателя установлен некий лимит средств, которые он ежемесячно тратит на бензин во время служебных поездок. Деньги, израсходованные на бензин сверх лимита, водитель платит «из своего кармана», причем соответствующий пункт есть в трудовом договоре. Существуют разные способы реализации такой системы.

В некоторых организациях используют так называемые топливные карты.

Для этого деньги переводят на счет топливной компании, и та выдает карты, при помощи которых можно расплачиваться на автозаправочной станции. Количество карт соответствует числу водителей-арендодателей, а сумма на каждой карте равна ежемесячному лимиту. Встречается и другой вариант, когда организация просто выдают сумму лимита из кассы.

Система, основанная на лимитах, проста в применении, когда маршрут передвижения и расход бензина изо дня в день примерно одинаков. Если же по производственной необходимости произошел перерасход, бухгалтеру придется оформить дополнительные бумаги: распоряжение директора и справку с расчетом сверхлимитной стоимости ГСМ.

Из этих документов должно четко следовать, по какой причине водитель не уложился в лимит, и какую сумму ему пришлось переплатить.

Тогда превышение можно списать за счет организации и отразить в налоговом учете, а водителю выдать дополнительную сумму. Есть и другой распространенный способ, как оформить использование личной машины для нужд работодателя.

Он основан на Трудового кодекса, где говорится: при использовании работником личного имущества в интересах и с ведома работодателя, компания должна выплатить сотруднику компенсацию за износ и возместить все расходы. Данный способ не требует большого количества бумаг. Достаточно личного заявления водителя, копии технического паспорта автомобиля и приказа директора об установлении размера и порядка выплаты компенсации.

На основании этих документов бухгалтерия начисляет компенсацию и списывает ее в расходы.

Но и здесь не обходится без сложностей. Бухгалтеры зачастую не могут разобраться, допустимо ли утвердить разным водителям разные суммы компенсации, и как учесть затраты на ГСМ.

В большинстве организаций водители «загружены» по-разному: кто-то ездит по городу, кто-то выезжает в другие регионы, одни развозят товар на десятки точек, другие — на две-три точки и т д. Соответственно, машины эксплуатируются не одинаково, и логично установить для каждой свой, индивидуальный, размер компенсации.

Никаких препятствий для этого нет, но нужно учесть ограничение, которое закреплено в подпункте 11 пункта 1 НК РФ. Согласно этой норме, облагаемую базу разрешено уменьшить не на всю сумму компенсации, а лишь на величину в пределах норм, установленных . Таких норм три: для легковых авто с объемом двигателя 2000 куб.

см. и менее — 1200 руб. в месяц; для легковых авто с объемом двигателя более 2000 куб.

см. – 1500 руб. в месяц; для мотоциклов — 600 руб. в месяц. Таким образом, величина норматива зависит только от объема двигателя, а количество «рабочих» поездок и их расстояние на норматив не влияют. Следовательно, даже если руководитель утвердит для водителей разные величины компенсации, в налоговом учете будут отражены только суммы в пределах норматива.

Обойти это правило можно, если помимо трудовых договоров заключить с собственниками машин гражданско-правовые договоры.

Тогда сверхнормативные суммы можно списать как вознаграждение по договору подряда.

Этот вывод подтверждается в . Но у такого варианта есть существенный минус.

Дело в том, что с выплат по гражданско-правовому договору нужно делать отчисления в фонды, тогда как компенсация от взносов освобождена. Много путаницы возникает из-за списания расходов на бензин в ситуации, когда сотруднику-собственнику машины выплачивается компенсация. Суть всех неясностей сводится к следующему: может ли компания помимо компенсации выдавать работнику-владельцу машины деньги на бензин и отразить их в учете?

Или компенсация уже включает в себя стоимость горюче-смазочных материалов, и списать их повторно нельзя? Некоторые эксперты полагают, что затраты на топливо входят в компенсацию.

Подобную позицию несколько лет назад высказывал и Минфин России (). Однако, на наш взгляд, компенсация и возмещение стоимости топлива — это две независимые выплаты, причем одна не исключает другую. Такой вывод прямо следует из ТК РФ, где компенсация за износ личного имущества упомянута отдельно от возмещения расходов, связанных с его использованием.

Значит, организация вправе учесть при налогообложении деньги, выданные сотруднику на бензин, в обычном порядке, то есть на основании путевых листов и чеков автозаправочной станции. Затруднения возникают и у предпринимателей, которые используют личный автомобиль для осуществления предпринимательской деятельности.

Не совсем понятно, как правильно оформить такую эксплуатацию, чтобы без проблем списать издержки на бензин, техосмотр и ремонт.

На практике применяются различные варианты оформления. Первый — заключить договор аренды автотранспортного средства без экипажа.

В рамках этого договора ИП выступает сразу в двух ролях: арендодателя и арендатора. По условиям договора все расходы, связанные с машиной, несет арендатор. Как следствие, он имеет полное право учесть эти суммы при налогообложении.

Формально все законно, но по сути договор, заключенный с самим собой, выглядит несколько абсурдно.

Второй вариант подразумевает, что предприниматель выплачивает себе компенсацию за износ собственного автомобиля, и плюс к этому возмещает расходы на ГСМ, ремонт и техосмотр. Такой подход тоже производит довольно странное впечатление, ведь речь идет не о двух сторонах — работнике и работодателе, а об одном и том же человеке.

Третий вариант предусматривает составление письменного решения с перечнем имущества, которое ИП использует в своей предпринимательской деятельности. В этом списке, в числе прочего, поименован автомобиль. Благодаря этому, предприниматель может беспрепятственно списать все суммы, связанные с эксплуатацией машины.

Именно этот вариант кажется нам наиболее обоснованным и простым в применении. * Нормы расхода приведены в Методических рекомендациях, введенных в действие . 152 037 152 037 152 037 152 037

  • Если это компенсация за использование
  • Может ли компания установить для разных водителей разные нормативы компенсации использования личного автомобиля в зависимости от количества и дальности служебных поездок?
    • Да, может, но при налогообложении компенсация учитывается в пределах установленного норматива
    • Да, может установить и учесть в полном объеме в налоговом и бухгалтерском учете
    • Нет, это противоречит закону
  • Да, может, но при налогообложении компенсация учитывается в пределах установленного норматива
  • Компенсация за использование, износ (амортизацию)
  • Если это арендная плата по договору аренды автотранспортного средства без экипажа
  • Компенсация за использование, износ (амортизацию) и возмещение расходов, связанных с использованием имущества
  • Нет, это противоречит закону
  • Возмещение расходов, связанных с использованием имущества
  • Да, может установить и учесть в полном объеме в налоговом и бухгалтерском учете
  • Если это выплата по гражданско-правовому договору, заключенному в дополнение к трудовому договору
  • В каком случае работодатель должен начислить страховые взносы на сумму, выплаченную сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях?

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+