Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Как компенсировать проезд в такси работникам

Как компенсировать проезд в такси работникам

Расходы на такси: когда и как их можно учесть при ОСНО и УСН


11 сентября 2021 11 сентября 2021 Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям Дорожающее топливо, платные парковки, видеокамеры и высокий транспортный налог приводят к тому, что все большее число организаций и предпринимателей отказываются от собственных автомобилей, предпочитая брать их в краткосрочную аренду (каршеринг), либо вовсе пользоваться такси. При этом услуги такси в последнее время стали доступнее как в финансовом плане, так и в организационном. Теперь для того, чтобы заказать машину, достаточно установить мобильное приложение на телефон и нажать пару кнопок.

Но как быть с учетом расходов на оплату услуг такси? В каких случаях и как именно можно списать такие расходы? Об этом и пойдет речь в сегодняшней статье.

Все многообразие ситуаций, когда работники обращаются к службам такси, можно условно разделить на три группы.

Первая, пожалуй, самая традиционная — это использование такси командированными сотрудниками.

При этом зачастую машина берется не только для проезда к аэропорту или вокзалу и обратно, но и для поездок непосредственно в месте командировки. Вторая группа — это использование такси в качестве повседневного транспорта для служебных поездок сотрудников. Например, менеджеров — к клиентам, руководителей — на переговоры и деловые встречи, бухгалтеров — в контролирующие органы и т.д.

И, наконец, третья, наиболее редкая, но тоже встречающаяся на практике группа — это использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно теми работниками, которым положена оплата данных расходов (т.е. работниками, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). Остановимся на каждой из указанных групп подробнее.

Как известно, затраты на командировки можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. НК РФ). При этом установлено, что в состав данных затрат включаются расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Каких-либо ограничений по учету расходов на такси для проезда командированного работника Налоговый кодекс не содержит. Следовательно, оплата такси, которым работник воспользовался для проезда на вокзал или в аэропорт, либо обратно (как в пункте отправления, так и в пункте назначения), является частью расходов на проезд к месту командировки и обратно. А значит, если затраты на такси экономически обоснованы и подтверждены документами, их можно учесть в составе командировочных расходов (письмо Минфина России ; см.

«»). Несколько сложнее обстоит ситуация с расходами на такси, которое работник берет для поездок в месте командировки. Подпункт 12 пункта 1 статьи НК РФ не относит такие расходы к числу командировочных. Но при этом сам перечень расходов, приведенный в данной норме, является открытым (при перечислении расходов использован оборот «в частности»).

А на основании статьи Трудового кодекса РФвозмещению подлежат любые расходы, которые работник произвел во время командировки с согласия или ведома работодателя. Таким образом, согласованные с работодателем расходы на такси, которые работник понес во время командировки, должны быть ему компенсированы.

В целях применения ТК РФ это будут именно расходы, связанные с командировкой. И нет никаких оснований менять эту квалификацию для целей налогообложения. Следовательно, расходы на такси, понесенные работником в месте командировки и возмещенные работодателем, можно списать на основании подпункта 12 пункта 1 статьи НК РФ, несмотря на то, что в данной норме они прямо не названы.

Этот вывод подтверждается письмом Минфина России (см.

«»). В нем как раз был рассмотрен вопрос учета расходов на такси, которым работник воспользовался в месте командировки. По мнению авторов этого письма, такие затраты учитываются на основании подпункта 12 пункта 1 статьи НК РФ при условии их документальной подтвержденности.

Завершая рассмотрение этого блока ситуаций, заметим, что компании на общей системе налогообложения могут учесть расходы на такси в месте командировки также на основании подпункта 49 пункта 1 статьи НК РФ в качестве прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Такое право им дает пункт 4 статьи НК РФ.

Согласно этой норме, если затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, в составе какой именно группы он учтет такие затраты. А вот у плательщиков единого налога по УСН подобной возможности для маневра нет, так как перечень расходов, учитываемых «упрощенщиками» при определении объекта налогообложения, является закрытым (п. 1 ст. НК РФ). Командировочные расходы списываются на основании подпункта 13 пункта 1 статьи НК РФ.

Иного основания для учета таких расходов в налоговой базе по УСН подобрать не удастся. В любом случае и компаниям на УСН, и тем, кто применяет ОСНО, можно рекомендовать включить положение о порядке учета данных расходов в учетную политику для целей налогообложения. Следующий блок ситуаций, когда перед организацией возникает вопрос об учете расходов на такси, — это использование данного вида транспорта для служебных поездок работников.

Здесь на помощь придут разъяснения Минфина России, приведенные в письме . В нем сказано, что организации могут использовать такси в качестве служебного транспорта.

В этом случае затраты, связанные с перевозкой работников в корпоративных целях службами такси, можно учесть на основании подпункта 11 пункта 1 статьи НК РФ как расходы на содержание служебного транспорта (конечно, при выполнении требований статьи НК РФ). Плательщики единого налога по УСН также могут списать затраты на перевозку работников на такси, поскольку расходы на содержание служебного транспорта включены в перечень, предусмотренный пунктом 1 статьи НК РФ.
Плательщики единого налога по УСН также могут списать затраты на перевозку работников на такси, поскольку расходы на содержание служебного транспорта включены в перечень, предусмотренный пунктом 1 статьи НК РФ.

Данные затраты «пройдут» на основании подпункта 12 пункта 1 статьи НК РФ. Вне зависимости от того, какой режим налогообложения применяет организация, мы рекомендуем документально зафиксировать тот факт, что в качестве служебного транспорта используется такси. Это можно сделать соответствующим распорядительным документом организации (приказом или распоряжением руководителя).

В нем также следует прописать порядок действия работников, которым необходимо осуществить поездку (заявка, согласование, визирование и т.п.).

Есть и второй вариант учета данных затрат.

Согласно пункту 25 статьи НК РФ, в расходы на оплату труда включаются любые виды расходов, произведенных в пользу работника, которые предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором. В то же время, в пункте 26 статьи НК РФ сказано, сказано, что при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Однако это правило не действует в отношении сумм, которые включаются в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, а также случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Как следует из разъяснений, содержащихся в письме Минфина России , при расчете налога на прибыль организации вправе учесть расходы, связанные с перевозкой работников службами такси.

Но при соблюдении следующих условий: данные расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда, а также произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

(См. «»). Таким образом, организация вправе учесть затраты на услуги такси в составе расходов на оплату труда (подп. 25 ст. НК РФ), если выполняются указанные выше условия.

В частности, если организация расположена далеко от остановок общественного транспорта или имеются иные технологические особенности производства, в силу которых работники пользуются услугами такси для служебных поездок, а оплата указанных расходов предусмотрена трудовыми договорами. Поскольку правила статьи НК РФ действуют и при определении объекта налогообложения по УСН, все вышесказанное актуально и для налогоплательщиков, применяющих этот спецрежим (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. НК РФ) Но при таком подходе к учету рассматриваемых затрат надо быть готовыми к возможным претензиям налоговиков в части начисления НДФЛ и страховых взносов.

Поэтому мы рекомендуем учитывать затраты на такси для служебных поездок по первому варианту, то есть как расходы на содержание служебного транспорта. При таком способе учета направленность затрат на интересы организации, а не физлиц, очевидна, что снимает вопросы и по НДФЛ, и по страховым взносам.

И, наконец, заключительная ситуация: использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно работниками организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Как быть с расходами на такси в этом случае?

Напомним, что лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Такая возможность установлена статьей ТК РФ.

и статьей 33 Закона РФ

«О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»

. При этом согласно статьей ТК РФ., организации, финансируемые из бюджета, оплачивают работникам стоимость проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси). То есть в данном случае запрет на использование такси установлен на уровне закона.

«Северные» организации, не финансируемые из бюджета, принимают решение об оплате работникам проезда к месту проведения отпуска и обратно самостоятельно. Такое решение нужно закрепить в коллективном договоре, локальном нормативном акте, принимаемом с учетом мнения первичных профсоюзных организаций, и (или) трудовых договорах (ч.

8 ст. ТК РФ.). И в этом случае закон не запрещает работодателям оплачивать услуги такси. А значит, такие организации вправе предусмотреть в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре порядок компенсации расходов работников на проезд к месту проведения отпуска и обратно при использовании различных видов транспорта, в том числе такси. Теперь обратимся к положениям Налогового кодекса.

Если организация не финансируется из бюджета, то затраты на оплату проезда работников и лиц, находящихся у них на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников «северных» организаций) учитываются в составе расходов на оплату труда в порядке, предусмотренном работодателем.

Об этом сказано в пункте 7 статьи НК РФ. Как видим, данная статья не содержит положений, запрещающих «северным» организациям учитывать расходы на такси для проезда работников в отпуск и обратно.

Таким образом, коммерческие организации могут списать указанные расходы.

Отметим, что такое право есть не только у тех, кто находится на ОСНО, так и у тех, кто применяет УСН, так как в последнем случае расходы на оплату труда также учитываются по правилам статьи НК РФ (п. 2 ст. НК РФ). Но тут надо помнить, что положения статьи НК РФ применяются с учетом положения статьи НК РФ об экономической обоснованности расходов.

Поэтому отнести затраты на оплату проезда в отпуск на такси в расходную часть налоговой базы можно только при условии экономической обоснованности таких затрат.

Это правило актуально как для общей системы налогообложения, так и для УСН, поскольку положения статьи НК РФ распространяются и на «упрощенщиков» (п. 2 ст. НК РФ). Отдельно остановимся на вопросе документального подтверждения затрат на такси. Широкое распространение онлайн-сервисов по заказу такси привело к тому, что далеко не в каждой поездке пассажир получает соответствующий подтверждающий документ.

И если в ситуациях, когда такси используется «для себя», отсутствие такого документа не имеет существенного значения, то в случае служебной поездки учесть ее стоимость при налогообложении без подтверждающего документа не получится ни в одном из вышеописанных случаев. Ведь по правилам пункта 1 статьи НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.
Ведь по правилам пункта 1 статьи НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Эти положения актуальны для любых видов расходов и, как уже упоминалось, должны применяться также плательщиками единого налога по УСН (п. 2 ст. НК РФ). Документы, подтверждающие оказание услуг такси, должны быть оформлены в соответствии с Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв.

постановлением Правительства РФ ). Согласно пункту 111 этих Правил, перевозка в такси оформляется кассовым чеком или квитанцией в форме бланка строгой отчетности.

Указанная квитанция должна содержать следующие данные: — наименование, серию и номер квитанции на оплату пользования легковым такси; — наименование фрахтовщика; — дату выдачи квитанции на оплату; — стоимость пользования легковым такси; — ФИО и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов. В квитанции на оплату такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия перевозки пассажиров и багажа.

Таким образом, учесть расходы на такси без кассового чека или квитанции, оформленной в указанном выше порядке, не получится. Заменить их какими-то другими документами (распечатками с сайта или мобильного приложения, банковскими выписками и т.п.) нельзя, поскольку законодательством это не предусмотрено.

Соответственно, налогоплательщикам нужно быть крайне осторожными при заказе такси через онлайн-сервисы.

Следует заранее уточнить, что вам понадобится документ, подтверждающий оплату поездки.

Либо организация может заключить договор с таксопарком, на основании которого ей будут подаваться машины.

В договоре нужно предусмотреть обязательную выдачу водителем кассового чека или квитанции. Работник, который воспользуется услугами такого такси, должен будет получить от водителя необходимый подтверждающий документ.

Рекомендуем разъяснить работникам, что без правильно оформленных подтверждающих документов компания не сможет возместить им соответствующие расходы.

При этом в локальном акте организации, регламентирующем порядок использования работниками такси, нужно зафиксировать, какие именно документы должен представить сотрудник, претендующий на компенсацию расходов на такси. 40 114 40 114 40 114 40 114

  • Можно, в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.
  • Можно, если компания применяет ОСНО.
  • Не может, так как данные затраты компенсируются за счет суточных.
  • Можно, но только для поездок руководителя организации.
  • Можно, если такой порядок использования такси закреплен в локальном акте организации.
  • Можно, в составе расходов на содержание служебного транспорта.
  • Во время командировки юрист компании с согласия работодателя пользовался услугами такси для проезда из гостиницы в здание суда и обратно. Организация возместила ему соответствующие затраты. Может ли она учесть эти расходы при налогообложении?
    • Может.
    • Может, если применяет ОСНО.
    • Не может, так как данные затраты компенсируются за счет суточных.
    • Не может, так как данные затраты не являются командировочными.
  • Можно.
  • Для поездки на переговоры работник воспользовался услугами такси.

    В качестве документов, подтверждающих оплату, он представил выписку банка по карте за этот день, где была указана сумма, списанная за услуги такси, а также распечатку с сайта заказа такси о маршруте поездки (маршрут прорисован на карте). Также в этой распечатке были указаны следующие данные: дата и время поездки; наименование фирмы, оказавшей услугу; имя заказчика; тариф поездки; последние 4 цифры банковской карты, с которой оплачивались услуги. Можно ли учесть расходы на такси на основании указанных документов?

    • Можно.
    • Можно, если компания применяет ОСНО.
    • Можно, если такой порядок использования такси закреплен в локальном акте организации.
    • Нельзя.
  • Может, если применяет ОСНО.
  • Может.
  • Нельзя.
  • Не может, так как данные затраты не являются командировочными.

  • Нельзя.
  • Организация на УСН (объект налогообложения «доходы минус расходы») решила отказаться от корпоративного парка автомобилей, а для служебных поездок работников использовать такси. Можно ли учесть расходы на такси при определении объекта налогообложения по УСН?
    • Можно, в составе расходов на содержание служебного транспорта.
    • Можно, в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.
    • Можно, но только для поездок руководителя организации.
    • Нельзя.

Популярное за неделю15 93518 12763 6306 1139 500

Как принять в расходы оплату такси на работу во время коронавируса

Работники, которые не могут перейти на полную удаленку, в период пандемиии часто ездят на работу на такси.

Такие поездки работодателям рекомендовало организовать правительство. Но в некоторых компаниях такая практика началась еще до выхода постановления об этом. Как правильно поступить с затратами работодателя на такси?

Разбираем налоговый учет этих расходов.

Наниматели в условиях пандемии коронавируса 2021 обязаны соблюдать требования, предъявляемые введенным режимом повышенной готовности, санитарно-эпидемиологические предписания уполномоченных органов и выполнять рекомендации властей (например, Постановление № 887). Роспотребнадзор в письме от 20.04.2021 № 02/7376-2020-24 рекомендовал работодателям доставлять сотрудников на работу и с работы транспортом предприятия с целью минимизации контактов, если у сотрудников отсутствует личный транспорт.
Роспотребнадзор в письме от 20.04.2021 № 02/7376-2020-24 рекомендовал работодателям доставлять сотрудников на работу и с работы транспортом предприятия с целью минимизации контактов, если у сотрудников отсутствует личный транспорт. А в рекомендациях еще раньше (от 07.04.2020) ведомство призывало граждан воздержаться или максимально ограничить поездки на общественном транспорте, чтобы избежать риска заразиться коронавирусом.

Как поступить работодателю, если служебного транспорта у него нет или недостаточно, а при этом надо максимально обезопасить своих работников при поездках на работу и обратно? Работодатель может утвердить внутренний норматив, согласно которому в организации вводятся санитарно-противоэпидемические меры по COVID-19.

И в числе этих мер — положение об оплате сотрудникам затрат на такси для проезда на работу и обратно в период пандемии и повышенной готовности. Например, к приказу о введении специальных мер можно утвердить распоряжение с перечнем мероприятий, в числе которых указана оплата работникам такси.

Будет ли этого достаточно для включения компенсации работникам такси в расходы по налогу на прибыль? П. 26 ст. 270 НК РФ прямо устанавливает запрет на учет подобных нетипичных расходов. Но в этой норме НК есть исключение, которое в данном случае может быть полезным: подобные расходы можно принять к учету при расчете налога на прибыль, если выплаты предусмотрены коллективным или трудовым договором.

Таким образом, после издания приказа о вводе санитарно-эпидемиологических мер нужно внести изменения в договоры с работниками — включить в них условие об оплате сотрудникам поездки на работу на такси. Например, на основании рекомендаций властей или Роспотребнадзора.

В случае несения каких-либо расходов в соответствии с законом они не могут быть признаны экономически необоснованными.

И их можно включить в расходы по налогу на прибыль. Расходы на оплату такси рекомендуем учесть в составе прочих или внереализационных.

У упрощенцев гораздо меньше возможностей учесть оплату сотрудникам такси в период пандемии коронавируса. Тем, кто платит УСН только с доходов, дальше можно вообще не читать: учесть расходы на оплату такси однозначно нельзя. А тем упрощенцам, кто ведет учет доходов и расходов, следует учесть, что:

  1. оплату работникам проезда на работу и обратно можно учитывать на УСН только если она выступает формой оплаты труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Включение этих условий в коллективный или трудовой договор в данном случае не поможет;
  2. затраты на служебный транспорт и компенсации за использование личного транспорта в служебных целях можно учесть в расходах, но только в пределах установленных норм (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).

Единственное, что можно рекомендовать упрощенцам — в отсутствие собственного транспорта для развоза сотрудников заключить договор с транспортной компанией или договоры с сотрудниками, у которых есть личные авто, на перевозку коллег до работы и обратно.

Тогда стоимость перевозок можно будет обосновать при включении в расходную часть при исчислении налога по УСН.

Включить в расходы именно компенсацию за такси для работников на УСН не получится. Подоходным налогом оплата такси работникам в любом случае облагается. Исключения на данные затраты НК РФ не установлены (ст.

217 и 422 НК РФ). Значит, их нет и в период борьбы с пандемией коронавируса, повышенной готовности и т.

п. Аналогичная ситуация с начислением страховых взносов на компенсацию за такси работникам в период коронавируса. Ведь, строго говоря, запрет на пользование общественным транспортом в России не установлен. Значит, сотрудники все-таки могут добраться до работы без такси, соблюдая меры предосторожности.

Таким образом, с сумм компенсации работникам за услуги такси нужно исчислить и уплатить НДФЛ страховые взносы.

: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера.

  1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Сотрудник в командировке пользовался услугами «Яндекс.Такси», можно ли компенсировать затраты?

Важное 10 октября 2021 г. 13:32 ИА Сотрудники во время нахождения в командировках пользуются услугами такси, в том числе в труднодоступных районах Крайнего Севера.

Каков порядок документального подтверждения этих расходов?

Можно ли принять приложенные к авансовому отчету документы, полученные при использовании сервиса агрегатора «Яндекс.Такси»? По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции: Подотчетное лицо, обосновывая произведенные им расходы, к авансовому отчету прикладывает имеющиеся у него документы. В качестве последнего может при определенных обстоятельствах использоваться подписанная выдавшим ее лицом квитанция на оплату пользования легковым такси, распечатанная типографским способом.

В качестве последнего может при определенных обстоятельствах использоваться подписанная выдавшим ее лицом квитанция на оплату пользования легковым такси, распечатанная типографским способом.

Подтверждение соответствия расходов предъявляемым к ним НК РФ требованиям достигается проверкой и утверждением авансового отчета. Организация может принять приложенные к авансовому отчету документы, полученные при использовании сервиса агрегатора «Яндекс.Такси».

Обоснование позиции: Из положений НК РФ в системной взаимосвязи с нормами НК РФ, а также Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» следует, что документами, подтверждающими произведенные на территории РФ расходы, являются, в частности, первичные учетные документы, которыми оформляются все факты хозяйственной жизни. При этом нормы НК РФ не устанавливают конкретного перечня документов, подтверждающих те или иные расходы ( Минфина России от 29.08.2017 N 03-03-06/1/55280, от 15.08.2017 N ).

Из обосновывающих расходы надлежащим образом оформленных документов четко и определенно должно прослеживаться, какие расходы были произведены ( Минфина России от 26.03.2019 N 03-03-06/2/20469, от 21.03.2019 N ) и должна присутствовать их связь с деятельностью, направленной на получение дохода ( Минфина России от 26.03.2019 N 03-03-07/20466).

Учитывая изложенное, расходы могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль организаций, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации, и из этих документов четко и определенно видно, какие расходы были произведены ( Минфина России от 02.10.2018 N 03-03-06/1/70733) (смотрите также .

Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли). По нашему мнению, в общем случае основанием для признания расходов в виде оказанных подотчетному лицу услуг будет являться утвержденный руководителем организации надлежащим образом оформленный с приложенными к нему имеющимися у подотчетного лица документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат.

Согласно Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ

«О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»

(далее — Закон о ККТ) кассовый чек — это первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники (далее — ККТ) в момент расчета между пользователем ККТ и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства Российской Федерации о применении ККТ.

Расчетом, в свою очередь, признается в т.ч. прием (получение) денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги.

Тем самым, кассовый чек подтверждает факт расчетов, но не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности ( Минфина России от 30.04.2019 N 03-03-06/1/32212, от 18.02.2019 N ).

Если же кассовый чек содержит дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности организации, то при выполнении условий НК РФ такой чек может являться документом, подтверждающим экономическую обоснованность понесенных расходов ( Минфина России от 30.04.2019 N 03-03-06/1/32212, от 18.02.2019 N ).

То есть приложенные к авансовому отчету фискальные и иные документы послужат подтверждением фактической оплаты потребленных услуг, но не обусловят наличие их связи с хозяйственной деятельностью работодателя. Последнее достигается проверкой и утверждением авансового отчета (смотрите также .

Учет возмещения расходов по найму жилого помещения в командировках).

В отношении отсутствия кассовых чеков отметим: ст.

2 Закона о ККТ, устанавливая особенности применения ККТ, содержит перечень таких исключений с учетом специфики деятельности или особенностей местонахождения пользователя. В частности, в соответствии с положениями ее п. 3 органы государственной власти субъектов РФ утверждают перечень отдаленных или труднодоступных местностей, в которых организации и индивидуальные предприниматели вправе не применять ККТ при условии выдачи покупателю (клиенту) по его требованию документа, подтверждающего факт осуществления расчета и содержащего наименование документа, его порядковый номер, реквизиты, установленные абзацами четвертым-двенадцатым п.

1 ст. 4.7 Закона о ККТ, и подписанного лицом, выдавшим этот документ.

Закон о ККТ не указывает на конкретную форму такого документа, его наименование и способ изготовления, а лишь предъявляет требование к составу реквизитов и наличию подписи. Поэтому выданная квитанция на оплату пользования легковым такси подтверждает оплату пользования легковым такси (п. 111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, Приложение N 5 к ним).
111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, Приложение N 5 к ним).

Сказанное может относиться и к подтверждению расходов, понесенных в труднодоступных районах Крайнего Севера.

Такая квитанция (или кассовый чек), приложенные к авансовому отчету, на наш взгляд, не вызовут вопросов у налоговых органов в части признания такого командировочного расхода, как поездка на такси. Поэтому оптимальным будет наличие у организации таких документов (или хотя бы одного из них).

Как правило, при использовании подотчетным лицом приложений агрегаторов такси на абонентский номер либо адрес электронной почты клиента, предоставленный до момента расчета (п.п. 2, 3 ст. 1.2 Закона о ККТ), направляется Отчет о поездке (как в случае наличной, так и безналичной оплаты). В этом случае к авансовому отчету может прилагаться распечатка такого документа.

Подтвердить факт поездки, как мы полагаем, можно также скриншотом экрана устройства, на котором установлено приложение. При оплате услуг банковской картой без ее предъявления продавцу (безналичный расчет) подотчетное лицо может подтвердить факт оплаты, распечатав направленные ему в электронной форме фискальные документы, а также выпиской по счету, с которого производилась безналичная оплата. Все сказанное справедливо в отношении фискальных документов, сформированных агрегатором «Яндекс.Такси» и выданных на бумажном носителе или распечатанных при их направлении в электронной форме (п.п.

1, 2, 4, 5, 5.3, 5.4 ст. 1.2, п.п. 1, 6.1 ст. 4.7 Закона о ККТ). Кроме того, заметим, что на основании Федерального закона от 06.06.2019 N 129-ФЗ ИП, не имеющие работников, с которыми заключены трудовые договоры, при реализации товаров собственного производства, выполнении работ, оказании услуг вправе не применять ККТ при расчетах за такие товары, работы, услуги до 1 июля 2021 года.

На наш взгляд, эта норма применима и в случае, если такой ИП оказывает услуги легкового такси лично. Смотрите также:

  1. Минфина России от 23.07.2019 N 03-01-15/54914.
  2. : ИП оказывает услуги и не имеет сотрудников. Обязан ли ИП применять ККТ? Если он вправе не применять ККТ, то какие документы следует выдавать покупателям? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2021 г.)

То есть кассового чека может не быть в принципе. Однако Минфин России в от 10.06.2016 N 03-03-06/1/34183 сообщал, что расходы работника в командировке на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в случае оформления документами, соответствующими требованиям действующего законодательства, при условии обоснованности.

Поэтому при полном отсутствии документов, подтверждающих расходы, учитывать затраты не целесообразно, поскольку это может вызвать налоговый спор.

Смотрите также материал: Такси, каршеринг, бег трусцой: возмещаем расходы на «мобильность» (Т.

Карлова, журнал «Практическая бухгалтерия», N 4, апрель 2021 г.).

Вместе с тем контроль и надзор за соблюдением законодательства о применении ККТ, в том числе за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей, осуществляются налоговыми органами (ч. 1 ст. 7 Закона о ККТ). Пользователь (клиент) не наделен полномочиями по определению допустимости возможности не использовать онлайн-кассу в расчетах с пользователем.

Поэтому в случае сомнений в правомерности этого самостоятельно принимает решение, исключать или принимать подтвержденные такими документами расходы при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (смотрите также Минфина России от 29.03.2019 N 03-03-06/2/21925 и от 11.03.2019 N 03-03-06/3/15239). Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами: — .

Учет возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно; — Памятка

«Как проверить документы, подтверждающие факт оплаты подотчетными лицами товаров, работ и услуг»

; — Вопрос: В целях оптимизации затрат на поездки принято решение об использовании услуг Яндекс.Такси. Такси будет использоваться с целью доставки работников ресторана в ночную (в 02.00) и утреннюю (в 05.00) смены. Денежные средства будут выдаваться под отчет работникам организации, которыми они будут впоследствии рассчитываться за поездку.

Каков порядок документального подтверждения затрат на услуги Яндекс-такси в целях налогообложения прибыли (актов оказания услуг, содержащих расшифровку поездок, в данном случае не будет)?

(ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2017 г.) — : С 01.07.2019 появились новые реквизиты в кассовом чеке. При покупке товаров подотчетными лицами продавцы не соблюдают обязательные новые реквизиты.

Как следует поступить в данном случае? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2021 г.) — Вопрос: С 01.07.2019 меняются правила по отчетным кассовым документам. Можно ли с 01.07.2019 у подотчетных лиц принимать товарные чеки и квитанции (бланки строгой отчетности)?

Это должны быть кассовые чеки или БСО, распечатанные на том же кассовом аппарате (по сути, тот же кассовый чек)?

В некоторых населенных пунктах за оплату гостиницы выдают только квитанцию с печатью, без чека.

Теперь это законно, или кассовый чек должен быть обязательно? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2021 г.) — Вопрос: Сотрудник коммерческой организации, находясь в командировке, воспользовался услугами такси. Ему выдали правильно оформленный (без кассового чека).

Организация, которая оказала эту услугу, — ООО, код вида деятельности по ОКВЭД — 49.32 («Деятельность такси»). Может ли организация-работодатель учесть данные расходы в целях налогообложения прибыли? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2018 г.) — Вопрос: ИП приобрел канцелярские товары в розничном магазине и рассчитался бизнес-картой (то есть картой, привязанной к расчетному счету).

Обязан ли продавец в этом случае выдать онлайн-чек с указанием наименования организации и ИНН? В каких случаях необходимо в чеке указывать название организации и ИНН покупателя?

В случае, если в чеке не указано название организации и ИНН покупателя, возможно ли данный чек отнести к затратам данной организации?

(ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2021 г.) — Вопрос: Каков порядок применения ККТ при оказании услуг по перевозке пассажиров, багажа и грузобагажа?

(официальный сайт ФНС России, раздел «Часто задаваемые вопросы», июль 2021 г.) Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга Волкова Ольга Контроль качества ответа: Рецензент службы Правового консалтинга аудитор, член РСА Мельникова Елена 26 августа 2021 г. Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Как компенсировать транспортные расходы сотрудникам

06 Мая 2021 в 10:41 Компенсация транспортных расходов сотрудникам — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат на поездки, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей.

Работодатели возмещают своим сотрудникам расходы на транспорт либо исходя из обязанности, установленной Трудовым кодексом РФ, либо по собственной инициативе, когда такая компенсация предусмотрена трудовым или коллективным договором. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. В соответствии со , работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку.

А в соответствии со , возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте. Особенно внимательно нужно относиться к проезду на такси.

Такие транспортные расходы в командировке подлежат компенсации, только если их необходимость удастся обосновать.

Например, сотруднику пришлось добираться из аэропорта до гостиницы в позднее время. Или добраться до пункта назначения иным общественным транспортом было невозможно. При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи.

А на основании некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск.

Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений. Чтобы получить такую компенсацию, сотруднику необходимо обратиться с заявлением к работодателю. В заявлении необходимо отразить сроки отпуска, сумму расходов к месту отпуска и обратно, приложить подтверждающие транспортные расходы документы (билеты).

Вопрос доставки работников на работу и обратно трудовым законодательством не урегулирован, но многие работодатели оплачивают дорогу сотрудникам по собственной инициативе.

А если такой пункт предусмотреть в трудовом или коллективном договоре, тогда, на основании п. 26 , организация будет вправе не учитывать эти расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Работодатель чаще всего осуществляет доставку персонала собственным или арендованным транспортом, когда возможность доставки общественным транспортом отсутствует или затруднена из-за удаленности производства или особенностей режима работы.

Но иногда сотрудникам просто выплачивается денежная компенсация проезда к месту работы и обратно общественным транспортом.

Если сотрудник использует для поездок по заданию предприятия личный автомобиль, то работодатель обязан ему компенсировать расходы на топливо и амортизацию авто.

Для этого может быть предусмотрена выплата компенсации в трудовом договоре. Но следует помнить, что компенсацию включить в расходы при расчете налога на прибыль можно только в пределах норм:

  1. 1200 руб. в месяц — при двигателе 2000 см³ и меньше;
  2. 1500 руб. — при двигателе объемом более 2000 см³.

Размеры выплачиваемых компенсаций можно предусмотреть приказом руководителя.

Другим вариантом является заключение договора аренды транспортного средства. Этот способ позволит отразить в налоговом учете всю сумму расходов сотрудника на транспортное средство. Чтобы компенсация была правомерна, сотрудник должен подтвердить, что является владельцем автомобиля.

Поездки от дома до места работы на личном автомобиле компенсации не подлежат. Чтобы расходы были возмещены, их необходимо подтвердить.

Таким подтверждением понесенных работником расходов являются проездные документы, к которым прикладывается соответствующее заявление на компенсацию проезда.

Некоторые компании не считают нужным собирать эти документы и ежемесячно компенсируют сотрудникам с разъездным характером работы некую фиксированную сумму.

Но в этом случае велика вероятность того, что контролирующие органы посчитают такие выплаты не возмещением расходов, а надбавкой к зарплате за особые условия труда, и обложат их соответствующими налогами и взносами.

При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 , человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета.

А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов. Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен договор аренды.

Если подтверждающих документов нет, то:

  • Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
  • Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.

Обоснованные и документально подтвержденные расходы на проезд сотрудников включаются в затраты предприятия и в бухгалтерском, и в налоговом учетах.

В бухгалтерском учете они отражаются по дебету затратных счетов (26, 25, 44).

В налоговом учете — включаются в расходы на основании:

  1. пп. 11 п. 1 — компенсация за использование личного транспорта в пределах норм;
  2. пп. 12 п. 1 — командировочные расходы.

Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Что входит в стаж муниципальной службы:

  • Время, проведенное в государственном подразделении РФ и субъектах РФ.
  • Работа на госслужбе.
  • Периоды работы на соответствующих должностях.

24 Сентября 2021 в 16:54 Человеко-часы — это показатель, рассчитываемый для учета рабочего времени. Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ, работодатель фиксирует фактически отработанный каждым сотрудником период, и данные об этом указывают в специальном табеле.

09 Июня 2021 в 15:08 Удержание по исполнительному листу с больничного листа — это процедура по принудительному возврату и выплате долга работника. Но с пособия по нетрудоспособности удерживать средства разрешается только при определенных обстоятельствах, иначе сотрудник вправе обжаловать действия работодателя. 30 Мая 2021 в 16:22 Организации активно отказываются от наличного денежного оборота и переводят расчеты с работниками в безналичную форму.

Рассмотрим порядок перечисления в подотчет на карту сотрудника с расчетного счета, оформление платежного поручения, бухгалтерские проводки.

22 Февраля 2021 в 17:50 Берется ли подоходный налог с больничного или нет — один из наиболее распространенных вопросов.

Ответить однозначно на него нельзя, поскольку все зависит от оснований, по которым выдан лист временной нетрудоспособности.

14 Января 2021 в 11:44 03 Июня 2021 07 Мая 2021 11 Сентября 2021 29 Декабря 2018 24 Августа 2018 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Компенсация проезда к месту работы: кому и когда положена

/ / / 19.10.2019, Компенсация транспортных расходов сотрудникам — это возмещение затрат, понесенных работником в части оплаты расходов на то, чтобы добраться до места работы, командировки или по другому рабочему заданию.

Она положена:

  • За использование личного транспорта.
  • Работникам Крайнего Севера.
  • Командированным сотрудникам.

Разберемся, какие траты и в каком размере должны быть компенсированы.В России по закону есть несколько видов компенсаций работникам по тратам, понесенным ими при исполнении должностных обязанностей.

разъясняет, в каких случаях компенсируются расходы на проезд сотрудников к месту работы и обратно, и содержит исчерпывающий перечень компенсационных выплат, среди которых отдельно выделены транспортные расходы.Какие предусмотрены компенсации в части затрат на транспорт:

  1. компенсация проезда к месту работы и обратно, в том числе на общественном транспорте и такси;
  2. оплата командировочных расходов в части приобретения билетов (авиа, ж/д, наземный, водный и прочие виды транспорта);
  3. возмещение расходов на проезд к месту работы при переезде в другую местность.
  4. возмещение трат за эксплуатацию личного автомобиля сотрудника;
  5. оплата билетов к месту отдыха работника и обратно;

Ограничений по суммам для каждого вида компенсационных доплат не предусмотрено, и работодатели самостоятельно устанавливают нормативы в отношении работников. Эти нормы не должны противоречить текущим положениям трудового законодательства и закрепляются локальными приказами по организации.Разберем особенности предоставления каждого вида компенсационных выплат и процедуру, как оформить компенсацию проезда к месту работы и обратно правильно.Работники часто используют личный автотранспорт для выполнения служебных обязанностей: для транспортировки грузов, доставки отчетности, развозки товаров.

А вот то, что утром работник прибыл в офис на своей машине, не относится к основаниям для назначения компенсации.Условия расчета и выплаты компенсации за использование личного автомобиля необходимо обговорить с начальством и закрепить договоренности в специальном документе — договоре или соглашении об эксплуатации личного транспорта подчиненного. Без договора претендовать на компенсационные выплаты не приходится.Насколько велика компенсация расходов на проезд к месту работы и обратно — вопрос договоренности ().

Максимального и минимального ограничений по закону нет; работодатель и его подчиненный имеют возможность договориться практически о любой сумме компенсационной выплаты.Работодателю следует помнить о налоговых рисках в части компенсирования транспортных затрат.

В действующей редакции НК РФ затраты на эксплуатацию личного транспорта работника учитываются в составе прочих расходов в пределах утвержденных норм (подп. 11 п. 1 , п. 1 , Письмо Минфина № 03-03-06/1/465 от 09.08.2011).

Это значит, что только норматив компенсации организация сможет легально не учитывать при уплате налога на прибыль, а все, что сверху, увеличит ее налоговую базу. Поэтому в большинстве организаций возмещение проезда к месту работы на личном автомобиле не превышает этот установленный законом норматив.Примеры сумм:

  1. если объем двигателя более 2000 см³, то компенсировать положено до 1500 рублей в месяц;
  2. для мотоцикла возмещают только 600 руб. в месяц, независимо от марки мотоцикла.
  3. для легкового авто с объемом двигателя 2000 см³ и менее сумма компенсации не должна превышать 1200 рублей в месяц;

Работникам Крайнего Севера и приравненных к нему районов предусмотрена компенсация за проезд к месту отдыха и обратно. Эта норма закреплена в и предоставляется один раз в два года.Компенсируется оплата проезда не только самого работника, но и членов его семьи, но только за отдых на территории России.

На заграничные путевки компенсации не будет, да и возместят не фактические затраты, а только сумму, рассчитанную исходя из наименьшей стоимости проезда, притом наикратчайшим путем (есть специальная методика расчета).Оплату дороги к месту отдыха получают не только северяне, но и военнослужащие контрактники. Коммерческим организациям, которые, по закону, не обязаны возмещать сотрудникам затраты на проезд, не запрещено это делать по собственной инициативе.При командировании в другую местность компенсация за проезд к месту работы и обратно обязательна, наряду с оплатой проживания и выплатой суточных. Основанием для выплаты станет приказ о командировании, служебное задание и другие документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).

законодательных ограничений не имеет. Работодатель обязан возместить все издержки по факту, но он вправе установить индивидуальные требования в части рационального и экономного расходования бюджета компании: запретить работникам использовать для проезда к месту командировки такси вместо общественного транспорта или приобретать билеты класса люкс, бизнес, первого класса. Такие ограничения распространены в бюджетной сфере.Командированный работник по возвращению подтверждает понесенные траты документально, предоставляя чеки, , билеты, выписки и прочие платежные документы, подтверждающие факт оплаты услуг перевозчика.

Комиссии, страховки и прочие дополнительные платежи, взимаемые транспортными компаниями при продаже билетов, компенсируются тоже.Некоторые работодатели возмещают своим работникам не только командировочные и отпускные траты на билеты, но и ежедневные поездки на общественном транспорте к месту работы, когда место работы находится за чертой города или удалено от жилого сектора.

Одни организуют развозку, а другие оплачивают проезд.В индивидуальном порядке устанавливается оплата проезда к месту работы в общественном транспорте. Закон ничего не говорит нам на эту тему, нормы и суммы — прерогатива конкретного работодателя.Выплаты компенсации за проезд (кроме командировок) следует относить к выплатам в части вознаграждения за труд.

А это значит, что работодателю придется начислить и уплатить страховые взносы. Такое мнение выразили чиновники в Письмах Минфина от 13.03.2018 № 03-15-06/15287 (п. 1) и ФНС от 30.10.2017 № размеров компенсационных выплат закон не установил.

Суммы определяются в индивидуальном порядке.Размеры выплат закрепляются приказами, распоряжениями или постановлениями в организации. Без этого они невозможны.Нормы компенсаций за проезд прописываются:

  1. в трудовом договоре с работником;
  2. в соглашении на эксплуатацию транспортного средства;
  3. в коллективном договоре;
  4. в отдельных положениях и нормативах, например, в положении о командировании работника.

Для получения компенсации работник пишет заявление, в котором обосновывает необходимость выплаты. К заявлению прикладываются подтверждающие документы (чеки с заправок, билеты, выписки и прочее).

При командировках деньги выдаются авансом, и подтверждающие документы следует приложить уже к авансовому отчету.Обычно заявление на компенсацию проезда составляют в письменной форме. Унифицированного бланка нет. В шапке документа пропишите Ф.И.О.

и должность руководителя, укажите наименование организации.

Затем собственные Ф.И.О., должность в компании.В тексте заявления подробно опишите обстоятельства, которые являются основанием для выплаты: с датами, ссылками на нормативные или законодательные акты.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+