Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Номенклатура дел колледжа на 2021 год с новыми сроками хранения

Номенклатура дел колледжа на 2021 год с новыми сроками хранения

Актуализируем номенклатуру дел по причине новых сроков хранения документов


При небольших изменениях (или в небольшой организации) в обычном порядке в первоначальную номенклатуру дел на 2021 год можно будет внести несколько уточнений, касающихся новых сроков хранения и некоторых заголовков дел, в т.ч. в части кадровых документов (при необходимости). Их можно:

  1. сначала разработать дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, а потом утвердить его приказом.
  2. утвердить приказом по основной деятельности, в распорядительной части текста которого зафиксировать изменение сроков и уточнение конкретных заголовков (например, по форме «было» – «стало» или как в Примере 2), либо

Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (т.е. Правил, которые были утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) допускают, что включение в номенклатуру дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения (п.

1.1.1). Считаем, что данное правило возможно применить и в случае изменения сроков хранения документов. Кроме того, если организация является источником комплектования, и ее утвержденная номенклатура дел уже прошла согласование с ЭПК архивного учреждения или государственного (муниципального) архива в плановом порядке (т.е. 1 раз в 5 лет), то дополнительно согласовывать ее корректировки (а не существенную переработку) с ЭПК при уточнении сроков хранения не потребуется.Обратите внимание, что, например, вступившие в силу Правила делопроизводства предусматривают, что организация имеет право оформлять дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, отражающего все изменения состава заголовков дел, произошедшие в течение календарного года (п.

6.17). Такой метод возможно применить и при оформлении изменения сроков хранения в связи со вступлением в силу нового Перечня 2021 г.Сама по себе работа по внесению изменений в утвержденную номенклатуру дел на 2021 год может оказаться достаточно трудоемкой, поэтому рекомендуем отделу кадров инициировать оформление ее этапов и взаимодействие подразделений приказом первого руководителя, поскольку он отвечает за документальный фонд в целом и утверждает сводную номенклатуру дел.А если в организации нет номенклатуры дел, то в связи с новым Перечнем и утверждением нормативных сроков хранения документов как раз наступило время ее разработать на основе Правил 2015 г. и Методических рекомендаций по их применению. И начать можно с кадровой части, показав руководству важность правильной организации работы с документами по личному составу и определения сроков их хранения в соответствии с последними новшествами.В процессе внедрения Перечня 2021 г.

необходимо учесть еще одну проблему – признание утратившим силу ранее действовавшего Перечня типовых управленческих документов со сроками хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Поэтому, если до вступления в силу нового Перечня вы еще не успели утвердить описи дел отдела кадров и акты о выделении к уничтожению документов по личному составу и дел за предшествующие годы, то они будут подлежать повторной экспертизе ценности дел и изменению сроков их хранения в соответствии с новым Перечнем 2021 г.Рекомендуем также проинформировать (а лучше провести обучение) ответственных за кадровое делопроизводство в обособленных структурных подразделениях (филиалах, представительствах и пр.) – при наличии таковых, чтобы:

  1. после внесения необходимых изменений в номенклатуру дел и получения соответствующих выписок из нее или приказа об изменении сроков хранения, на обложках дел, заведенных в подразделениях, ответственные за делопроизводство оформили изменение сроков хранения и/или других реквизитов (см. Пример 6).
  2. до проверки соответствия и уточнения сроков хранения и до повторного утверждения описей и актов никакие документы не выделялись к фактическому уничтожению и не вывозились в пункты вторсырья;

Конкретное содержание работ по внедрению Перечня 2021 г. в отделе кадров будет зависеть от объема документов, дел и количества выявленных изменений, которые необходимо внести в номенклатуру дел в кадровой части.

В зависимости от общего объема работ руководитель организации принимает решение о способе внесения изменений в номенклатуру дел на 2021 год. Далее рассмотрим примеры оформления текстов приказов, которые организации необходимо будет подготовить в процессе работы по изменению сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем 2021 г. Вы сможете предложить их руководству как готовые к использованию образцы документов, подготовленные специалистами в области делопроизводства и проверенные юристами.

Номенклатура дел в 2021 году: сроки хранения документов и новые штрафы

29 Сентября 2021 в 14:24 Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Государственная дума приняла во втором чтении № с поправками к об ужесточении санкций за неправильное хранение архивной документации.

Автором инициативы выступил .

Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц. Сейчас нормами предусмотрена административная ответственность за нарушение правил:

  1. использования архивных документов.
  2. комплектования;
  3. учета;
  4. хранения;

Наказанием за подобное нарушение является предупреждение либо штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. Для организаций ответственность за это не предусмотрена.

Законодатели предлагают сохранить предупреждение для должностных лиц за первое нарушение, а размер штрафа увеличить:

  1. для юридических лиц — от 5000 до 10000 руб.
  2. для должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.;

Новые нормы начнут действовать спустя 10 дней после официального опубликования принятых и подписанных президентом поправок к , то есть еще в этом году. Избежать неожиданных штрафов помогут . Эксперты ежедневно обновляют все материалы, а система напоминает о нововведениях.

Продолжительность нахождения в архиве документации по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.

Недавно установил новые сроки хранения кадровых документов, поэтому рекомендуем пересмотреть ЛНА, чтобы учесть в них изменения. Сроки хранения документов устанавливают:

  • Трудовой кодекс РФ, статьи , .
  • «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные (носят методический и информационный характер).
  • , утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  • , который обязывает сохранять определенную документацию в течение времени, установленного в нормативных актах.

Не стоит забывать, что нормативные акты, которые определяют, сколько хранятся документы в архиве организации, носят рекомендательный характер.

18.02.2021 утратил силу. Взамен появился перечень сроков хранения документов в организации на 2021 год, утвержденный . Новый документ изменил сроки для различных документов, а по некоторым позициям позволил компаниям не хранить бумаги.

Учитывайте эти изменения в ЛНА. Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции. Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной .

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной . Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел. Ниже приведен порядок формирования дел:

  • наименование структурного подразделения (в полном виде);
  • В дело подшиваются:
    • только оформленные и исполненные документы;
    • один оригинал, за исключением нескольких случаев;
    • изданные в одном календарном году.
  • изданные в одном календарном году.
  • наименование организации (в полном виде);
  • один оригинал, за исключением нескольких случаев;
  • срок хранения документов по номенклатуре, к примеру срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.
  • только оформленные и исполненные документы;
  • Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
    • наименование организации (в полном виде);
    • наименование структурного подразделения (в полном виде);
    • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
    • заголовок дела;
    • срок хранения документов по номенклатуре, к примеру срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
  • заголовок дела;

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома.

В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела.

На каждом ставят сроки хранения приказов по личному составу, например на папке с приказами о предоставлении отпуска по уходу за ребенком — 75 лет, с приказами о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска — 5 лет, с приказами о дисциплинарных взысканиях — 3 года и т.

д. В таблице приведены сроки хранения документов по номенклатуре дел и статьи по перечню, который действует с начала 2021 года. Продолжительность нахождения в архиве компании (лет) Наименование документов 1 Данные лиц, не принятых на работу 3 Записи о трудовой дисциплине 5 Акты, предписания, отчеты по технике безопасности Выписки по улучшению условий и охраны труда Документы по технике безопасности и ее соблюдению 50, если не были востребованы Личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.) 75 Характеристики и , ЭПК* Учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника Личные дела руководителей, ЭПК Постоянно

  1. коллективные договоры;
  2. данные к ним, ДМН*.

* ЭПК — документы, которые после истечения установленного для них срока отбирают для постоянного хранения. ДМН — до минования надобности, но не менее года.

Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4. Таблица с приведением примерного перечня кадровых документов: Таблица сроков хранения документов в организации в 2021 году Постоянное П.
Таблица с приведением примерного перечня кадровых документов: Таблица сроков хранения документов в организации в 2021 году Постоянное П.

8 ч. 1 (премировании и материальном стимулировании) , Приказы по основной деятельности Длительное Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания Ст. , , , ч. 1 , п. 6 ч. 1 ТК РФ 75 75 Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении 75 Ч.

3

  1. при вредных и опасных условиях труда — 75.
  2. 5;

Трудовые договоры, соглашения к ним , , , ТК РФ 75 Ограниченное Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий 10 Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков Ст. , , , , , , ТК РФ 5 Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда Ст.

, , ТК РФ 5 Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников 5 Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок 5 Приказы по личному составу (повышение квалификации, премирование и поощрение работников, отпуск по уходу за ребенком или за свой счет и др.) 75 Приказы о командировании, о дежурствах 5 Приказы о дисциплинарных взысканиях 3 Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы 5 1 3 Ч. 4 1 Перечень профессий с ДЗН (до замены новыми) Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции 5 Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода, в течение которого необходимо хранить дела в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе . При установлении времени в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

  1. «до минования надобности» или «до замены новыми», т. е. время устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).
  2. по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется — приказ руководителя организации;

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего.

В ст. , , , , КоАП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность, если не соблюдать перечень сроков хранения бухгалтерских документов в организации или кадровой документации: от предупреждения и наложения штрафа до дисквалификации. Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений.

Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения, разработанные Минкультуры 2007 года. Несмотря на то что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со , но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот в отношении к коммерческим организациям действует , предусматривающая штрафы намного выше — в некоторых случаях 300 000 руб. Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов.

С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу. 09 Июля 2021 в 16:31 Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации.

Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

13 Июня 2021 в 12:13 Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов.

С чего начать и как построить систему документооборота, которая будет отвечать всем требованиям организации? Рассмотрим основные моменты. 26 Мая 2021 в 14:01 Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу.

При возникновении непредвиденной ситуации, например утрате цифрового ключа, необходимо знать, как его отозвать. 27 Августа 2021 в 10:10 Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании.

Неизменным остается одно: в центре внимания — человек как трудовой ресурс.

21 Августа 2021 в 17:25 29 Февраля 2021 28 Февраля 2021 23 Января 2021 24 Декабря 2021 23 Сентября 2021 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Изменились сроки хранения дел. Новая номенклатура дел?

17 февраляС 18 февраля 2021 года изменены сроки хранения управленческих, в том числе кадровых, документов. Сроки хранения отражены в номенклатуре дел организации.

Необходимо ли ее переутверждать?Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел.

Номенклатура дел используется для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.Номенклатура дел должна быть утверждена в следующих организациях, являющихся источником комплектования государственного и муниципального архива:— государственные органы;— органы местного самоуправления;— негосударственные организации (если в деятельности организации образуются документы, представляющие для общества и государства историческую, научную и культурную ценность).Вышеуказанный перечень предусмотрен статьей 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ).Для некоторых организаций, не являющихся источником комплектования госархива, нормативными правовыми актами также могут устанавливаться требования о ведение номенклатуры дел. В частности, для акционерных обществ такое требование содержится в Постановлении ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс

«Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»

.Что касается иных организаций, то законодательство не содержит прямого требования о ведении номенклатуры дел в организации. Однако часть 1 статьи 17 Закона № 125-ФЗ обязывает организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков.

Именно в номенклатуре дел можно систематизировать и прописать сроки хранения всех документов организации.Таким образом, кроме перечисленных случаев обязательного составления номенклатуры дел, для обеспечения сохранности документов рекомендуется утверждение номенклатуры дел в любой организации независимо от формы собственности.Для правильного оформления и соблюдения порядка согласования и утверждения номенклатуры дел необходимо ориентироваться на следующие нормативные правовые акты и документы.

  1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33 (п. 3.2.5);
  2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526;
  3. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (разработаны в соответствии с государственным контрактом от 30 ноября 2015 г. № 073 по заказу Федерального архивного агентства).
  4. Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п. 3.4);

Номенклатура дел подготавливается службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство в организации.При подготовке номенклатуры дел могут быть использованы типовые и примерные номенклатур дел, утвержденные вышестоящими организациями.Подготовленная номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации.Номенклатура дел составляется на календарный год, вводится в действие с 1-го января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке.Организации – источники комплектования госархивов должны раз в 5 лет перед утверждением номенклатуры дел согласовывать ее с экспертно-проверочной комиссией госархива.Основанием для пересоставления, согласования и утверждения номенклатуры дел является изменение функций и структуры организации.Ниже образец номенклатуры дел, предусмотренный Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 изменены сроки хранения управленческих, в том числе кадровых, документов. Одним из нововведений является изменение сроков хранения документов по личному составу.

В частности, дела, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, должны храниться 75 лет, а законченные делопроизводством после 1 января 2003 года — 50 лет.Ниже представлены ряд документов с новыми сроками хранения.Пересоставление, согласование и утверждения номенклатуры дел, как указывалось выше, осуществляется при изменении функций и структуры организации.

Кроме того, включение в разделы номенклатуры дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения. Формальное основание для переутверждения отсутствует, однако, в связи со значительными изменениями в наименовании и сроках хранениях дел рекомендуется утвердить новую номенклатуру дел.Со всеми новостями можно ознакомиться Все статьи о применении трудового законодательства и ведении кадрового делопроизводства можно прочитать

Рубрики

Номенклатура дел По какому документу – Перечню 2010 или Перечню 2021 – указывать сроки хранения документов, не подлежащих хранению, в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Вопрос Как правильно документально оформить изменение статей и сроков хранения документов?

Номенклатуру дел в организации утверждали каждый год. В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, вносили документы, заголовки, статьи и сроки хранения из утвержденной номенклатуры дел.

Теперь в номенклатуре за 2014 год статьи из Перечня 2010, а в акте на уничтожение ничем не утвержденные в организации статьи из Перечня 2021. Это правильно? Ответ В связи с вступлением в силу с 18.02.2021 Перечня 2021 уточнить нужно лишь номенклатуру дел на 2021 год: сверить сроки хранения, при необходимости изменить их и указать новые номера статей.

Номенклатуры дел прошлых лет разработаны на основании Перечня 2010. Вносить в них исправления и переутверждать старые номенклатуры не нужно. Дополнительно утверждать в организации Перечень 2021 также не нужно: это федеральный нормативный документ, и в поддержке на локальном уровне он не нуждается. С 18.02.2021 основанием для уничтожения документов является Перечень 2021.

С 18.02.2021 основанием для уничтожения документов является Перечень 2021. Сроки хранения многих документов изменились как в большую, так и в меньшую стороны. Если проект акта уже готов, необходимо:

  1. указать в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, сроки хранения по Перечню 2021;
  2. основанием для уничтожения должен быть Перечень 2021.
  3. сделать выверку сроков хранения по каждой позиции;

Фрагмент акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, приведен в Примере 1./ Е.Н.

Кожанова Может ли руководитель филиала утвердить номенклатуру дел филиала?

Вопрос Имеют ли право руководители филиалов утверждать номенклатуру дел филиала? Обязательно ли дела филиала должны быть включены в сводную номенклатуру дел возглавляющей его организации?

Ответ Если в компании организована децентрализованная система делопроизводства, когда в каждом филиале действует собственная инструкция по делопроизводству, утверждающая бланки документов, систему регистрации, а также если филиалы хранят свои документы самостоятельно, то им целесообразно утверждать собственные номенклатуры дел. Но в этом случае перед утверждением директором филиала проект номенклатуры (и любого локального нормативного акта по делопроизводству) следует согласовать с канцелярией центрального офиса. Приказ руководителя филиала организации об утверждении номенклатуры дел филиала приведен в Примере 2.

Централизованная система делопроизводства подразумевает полный контроль всех делопроизводственных процессов из главного офиса. Филиалы создают проекты номенклатуры дел наравне со всеми остальными подразделениями. Канцелярия формирует сводную номенклатуру дел, которую утверждает генеральный директор.

Приказ об утверждении сводной номенклатуры дел организации приведен в Примере 3. / Е.Н. Кожанова Сроки хранения документов Сколько хранить бланки пропусков и акты об уничтожении сведений, содержащих персональные данные? Вопрос В каких статьях Перечня 2021 содержатся сроки хранения бланков пропусков и актов об уничтожении сведений, содержащих персональные данные?

Вопрос В каких статьях Перечня 2021 содержатся сроки хранения бланков пропусков и актов об уничтожении сведений, содержащих персональные данные?

Ответ Если бланк пропусков относится к бланкам строгой отчетности, то срок его хранения следует искать в статье 183 в Перечня 2021. Если этот документ – внутренняя учетная форма, утвержденная локальным нормативным актом, срок его хранения определен в ст.

158 Перечня 2021. Бланки, если они размножены типографским способом, нужно уничтожить после замены новыми по акту. Согласно п. 7. ст. 5. Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей.

Это значит, что работодатель обязан уничтожить копии личных документов после того, как обработал данные из этих документов. Кроме того, необходимо документально зафиксировать факт уничтожения сведений, составляющих персональные данные. Форму акта об уничтожении сведений, содержащих персональные данные, можно разработать самостоятельно на основе Приложения № 21 к пп.

3.15, 4.11, 4.13 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях и закрепить его в локальном нормативном акте. Статьи со сроком хранения актов об уничтожении сведений, содержащих персональные данные, в Перечне 2021 нет.

Отметим, что дело фонда, в которое подшивают все акты об уничтожении дел и документов в организации, согласно ст. 170 Перечня 2021 имеет постоянный срок хранения. Считаем, что акты об уничтожении сведений, содержащих персональные данные, следует хранить до ликвидации организации.

Это значимый для организации документ, он позволит избежать штрафа в случае проверки. Если контролирующие органы захотят получить доступ к документам, которые уже уничтожены, организация может представить выписку из акта об уничтожении, его копию, копию протокола экспертной комиссии. Это официальные документы, которые подтвердят процедуру уничтожения, а не утраты документов.

Если документы утрачены, следует составлять другие документы. / М.М. Сичкарева Подготовка документов к сдаче в архив Вносить ли отчет о СОУТ в опись дел по личному составу? Вопрос Документы по охране труда, в частности, отчет о специальной оценке условий труда (далее – СОУТ) вносить в опись дел по личному составу или в опись временного (свыше 10 лет) хранения?

Ответ Согласно ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Прежде всего следует определить, какие документы можно отнести к документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

В Таблице приведен перечень документов, которые относятся к документам по личному составу согласно п. 1.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций.

То есть ряд документов, которые связаны с охраной труда и содержат фамилию, имя, отчество работника, его специальность и должность, можно отнести к документам по личному составу. Эти документы имеют длительный срок хранения, следовательно, они подлежат приему в архив организации. Такая передача происходит по описям структурных подразделений, куда сотрудники этих подразделений включат все документы, имеющие временный (свыше 10 лет) срок хранения.

В соответствии с п. 1.1.1.5 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее – Методические рекомендации по применению Правил) при формировании номенклатуры дел организации сроки хранения дел определяются по перечням (типовому, ведомственному или иному) с указанием сроков хранения, законодательным или иным нормативным правовым актам, по типовой или примерной номенклатуре дел. Установленные сроки хранения документов переносятся в номенклатуру дел без изменений.

То есть в дело должны входить документы с одинаковым сроком хранения. После приема документов в архив организации сотрудники архива должны сформировать сводные описи. При формировании сводной описи дел в архиве организации следует включать в опись дела, имеющие одинаковый срок хранения, а также учитывать вид документа.

Например, можно составить опись дел постоянного хранения управленческой документации, опись дел по личному составу или просто опись дел временного (свыше 10 лет) срока хранения.

Следовательно, документы со сроком хранения 50 лет нужно включать в одну опись, со сроком хранения 75 лет – во вторую, со сроком хранения 45 лет – в третью. Так удобнее работать с документами и готовить их к уничтожению после истечения срока хранения.

Рассмотрим статьи Перечня 2021, которые содержат документы по охране труда. В соответствии со ст. 407 Перечня 2021 в опись дел по личному составу могут быть включены отчеты по СОУТ, имеющие срок хранения 50/75 лет (при вредных и опасных условиях труда). Отчеты по СОУТ, имеющие 45-летний срок хранения, следует включить в отдельную опись временного (свыше 10 лет) срока хранения.

Такую опись можно назвать «Опись дел временного (45-летнего) срока хранения. Отчеты по СОУТ за 2001-2010 гг.».

При включении документов в опись следует ориентироваться на срок хранения и примечания. Например, документы, указанные в ст. 414, 419, 434 а, 621 б, 621 в, 621 з Перечня 2021 нужно включить в описи дел по личному составу.

Документы, указанные в ст. 434 б, 553 а Перечня 2021 нужно включить в описи дел по личному составу только если условия, указанные в примечаниях, соблюдены.

Общие принципы составления описи:

  • Документы по личному составу выделяют в особую группу, систематизируют обособленно и включают в отдельную опись. На личные дела уволенных работников можно составить отдельную опись. / С.В. Тиханович
  • Документы в описи должны иметь одинаковый срок хранения.
  • Документы в описи должны относиться к одному виду деятельности. Например, например, документы общего делопроизводства нельзя размещать вместе с документами по личному составу или научно-исследовательской документацией.
  • Опись следует составлять на основе сочетания признаков систематизации.

Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Кожанова Е.Н. Уточняем номенклатуру дел: вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения // Секретарь-референт.

2021. № 3. С. 57–61. В ред. от 31.12.2017. Утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

В ред. от 28.12.2017. ВНИИДАД, 2018 (с изм. от 22.03.2019). ВНИИДАД, 2016. См. п. 2.1.1 Методических рекомендаций по применению Правил.

Номенклатура дел государственных образовательных учреждений среднего профессионального образования

Вы здесь Опубликовано 2016-03-19 18:12 пользователем Valeratal Приложение 2 к распоряжению Комитета по физической культуре, спорту, туризму и работе с молодежью Московской области от ____________ № ______ Примерная номенклатура дел государственных образовательных учреждений среднего профессионального образования Индекс дела Наименование дела Срок хранения документов Примечание 1 2 3 4 01. Канцелярия 01.01 Устав образовательного учреждения.

Свидетельство о государственной регистрации Постоянно — 01.02 Лицензия на образовательную деятельность Постоянно — 01.03 Свидетельство об аккредитации образовательного учреждения Постоянно — 01.04 Документы, правоподтверждающие владение объектами недвижимости (свидетельство на право оперативного управления, документ на право пользования земельным участком, договор аренды, договор безвозмездного пользования) Постоянно — 01.05 Нормативные правовые акты федеральных исполнительных органов государственной власти, исполнительных органов государственной власти Московской области по основной деятельности До минования надобности 01.06 Договор с учредителем Постоянно 01.07 Приказы директора образовательного учреждения по основной деятельности и основания к ним.

Подлинники 75 лет 01.08 Книга регистрации приказов по основной деятельности 75 лет 01.08 Протоколы общих собраний (конференций), заседаний совета учреждения Постоянно 01.09 Правила внутреннего трудового распорядка 1 год После замены новыми 01.10 Коллективные договоры Постоянно — 01.11 Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководства Постоянно 01.12 Журналы регистрации входящей корреспонденции 3 года 01.13 Журналы регистрации исходящей корреспонденции 3 года 01.14 Журнал регистрации телефонограмм 3 года 01.15 Журнал регистрации выданных справок Учебный год 01.16 Номенклатура дел общеобразовательного учреждения До замены 01.17 Личные дела обучающихся 3 года 01.18 Акты, справки и другие документы о несчастных случаях с обучающимися 25 лет 01.19 Заявления, жалобы граждан и документы, связанные с их рассмотрением 5 лет 01.20 План работы образовательного учреждения на год Постоянно 01.21 План комплектования на год (Приложение ) Постоянно 1.22 Показателей отнесения образовательного учреждения к группе по оплате труда руководителей (Приложение ) Постоянно 01.22 Отчет образовательного учреждения по основной деятельности Постоянно 01.23 Акт приема учреждения к новому учебному году 5 лет 02. Учебно-воспитательная работа Учебная 02.01 Госстандарт Постоянно До введения нового 02.02 Образовательные программы. Учебный план образовательного учреждения Постоянно 02.03 Журнал учета теоретического обучения 5 лет После пятилетнего хранения из журнала изымаются страницы со сводными данными успеваемости обучающихся 02.04 Журнал учета пропущенных и замещенных уроков 5 лет 02.05 Протоколы заседаний педагогических советов и документы к ним Постоянно 02.06 Расписание занятий 1 год 02.07 Статистические отчеты о работе образовательного учреждения и описательные отчеты к ним Постоянно 02.08 Протоколы заседаний экзаменационных комиссий 75 лет 02.09 Протоколы заседаний предметных и цикловых комиссий, методических объединений педагогов Постоянно 02.10 Семестровые экзаменационные и зачетные листы и ведомости 5 лет 02.11 Семестровые ведомости учета посещаемости занятий студентами 1 год 02.12 Экзаменационные работы студентов 1 год 02.16 Экзаменационные билеты 1 год 02.17 Правила приема студентов в учреждение 3 года 02.18 Положение о приемной комиссии Постоянно 02.19 Протоколы заседаний приемной комиссии 5 лет 02.20 Книга учета бланков и выдачи дипломов о среднем профессиональном образовании 50 лет 02.21 Книга учета бланков и выдачи дипломов о среднем профессиональном образовании с отличием 50 лет 02.22 Алфавитная книга записи обучающихся 50 лет 02.23 Документы к аттестации педагогических работников (протоколы, планы, характеристики) 75 лет Спортивная работа 02.24 Перспективный план работы образовательного учреждения на олимпийский цикл До минования надобности — 02.25 Календарный план спортивно-массовых мероприятий на год (Приложение ) Постоянно 02.26 План проведения тренерских советов Протоколы заседаний тренерских советов Постоянно 02.27 Журналы учета работы тренера.

5 лет 02.28 Расписания учебно-тренировочных занятийтий Постоянно После замены новыми 02.29 Учебные планы работы на год по видам спорта и по этапам подготовки Постоянно 02.30 Списков спортсменов, зачисляемых в образовательное учреждение на этапы спортивного совершенствования и высшего спортивного мастерства (Приложение ) Постоянно 02.31 Списки учащихся членов сборных команд Московской области и России по видам спорта Постоянно — 02.32 Индивидуальные планы подготовки спортсменов образовательного учреждения Постоянно — 02.33 Протоколы контрольных нормативов по ОФП, СФП, для членов сборных команд России (мс, мсмк, змс) только по ОФП Постоянно 02.33 План проведения УТС и отчет по окончании сбора Постоянно 02.34 Договора с организациями, предоставляющими свои спортивные базы для проведения учебно-тренировочных занятий и УТС Постоянно 02.35 Личные карточки спортсменов 3 года 02.36 Итоговые протоколы, таблицы результатов спортивных соревнований Постоянно 02.37 Технические и судейские протоколы, таблицы результатов спортивных соревнований 3 года 02.38 Документы (протоколы, ведомости, сведения, сводки) о сдаче спортивных норм и разрядов 5 лет 02.39 Списки обучающихся по группам для определения размера оплаты труда тренерам-преподавателям, а также надбавки административному составу и специалистам за подготовку высококвалифицированных спортсменов Постоянно 03. Кадры 03.01 Приказы директора образовательного учреждения о личном составе работников и документы к ним 75 лет — 03.02 Приказы об отпусках, командировках, поощрениях, наложении взысканий и др. 3 года — 03.03 Правила внутреннего трудового распорядка 1 год После замены новыми 03.04 Личные дела работников школы 75 лет — 03.05 Личные карточки рабочих и служащих (ф.

Т-2) 75 лет — 03.06 Книга учета личного состава педагогических работников 75 лет — 03.07 Трудовые книжки До востребования или 50 лет после ухода с работы — 03.08 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Постоянно — 03.09 Документы (представления, характеристики, выписки из решений, наградные, наградные листы) о представлении к награждению почетными грамотами, почетными званиями 75 лет 03.10 Должностные инструкции 3 года 03.11 График отпусков сотрудников школы Постоянно 03.12 Журнал учета выдачи командировочных удостоверений 5 лет 03.13 Договора о материальной ответственности 3года 03.14 Трудовые договоры (контракты) Постоянно 04.

Охрана Труда 04-01 Должностные инструкции по охране труда Постоянно 04-02 Акты органов государственного надзора 5 лет 04-03 Планы мероприятий по охране труда и технике безопасности 5 лет 04-04 Журнал инструктажа по технике безопасности и охране труда 10 лет 04-05 Журнал вводного инструктажа по технике безопасности и охране труда 10 лет 04-06 Положение об охране труда в образовательном учреждении Постоянно 04-07 Инструкции и правила по технике безопасности и охране труда Постоянно 04-08 Документы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям Постоянно 05.

Бухгалтерия 05.01 Указания, инструкции и распоряжения федеральных исполнительными органов государственной власти, исполнительными органов государственной власти Московской области по бухгалтерскому учету Постоянно 05.02 Штатное расписание образовательного учреждения 1 год 05.03 Табели учета рабочего времени 1 год 05.04 Журнал операций 3 года 05.05 Смета расходов на год Постоянно 05.06 Лицевые счета по начислению зарплаты 75 лет 05.07 Хозяйственные договоры 5 лет После истечения срока договора 05.08 Главная книга 5 лет При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения 05.09 Кассовая книга и оборотные ведомости 5 лет То же 05.10 Документы финансово-бухгалтерской отчетности 5 лет То же 05.11 Документы кассово-мемориального характера со всеми приложениями к ним 5 лет То же 05.12 Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности учреждения 5 лет То же 05.13 Отчеты по финансированию Постоянно — 05.14 Документы о переоценке основных фондов Постоянно 05.15 Листки нетрудоспособности 3 года 05.16 Документы об оплате листков нетрудоспособности 5 лет — 05.17 Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в т.

ч. аннулированные доверенности) 3 года 05.18 Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и др. До минования надобности — 05.19 Тарификационные списки работников образовательного учреждения (Приложение ) 25 лет Не менее 3 лет 05.20 Табели рабочего времени 1 год — 05.21 План и отчет по штатам и контингенту Номенклатура дел бухгалтерии составляется на основе Учетной политики, утвержденной в образовательном учреждении 06. Хозяйственная часть 06.01 Инвентарные описи, сличительные ведомости учета имущества образовательного учреждения 3 года При завершении ревизии 06.02 Книга учета хозяйственного имущества и материалов 3 года При завершении ревизии 06.03 Акты приема, сдачи и списания имущества 3 года При завершении ревизии 06.04 Технические паспорта на приборы и оборудование 10 лет 07.

Медицинская часть 07.01 Документы (докладные записки, справки, сведения, информации) о состоянии здоровья обучающихся До минования надобности Документы (справки, сведения, графики) о проведении медицинских осмотров обучающихся До минования надобности 07.02 Требования на медикаменты До минования надобности 07.03 Документы о получении и расходовании медикаментов До минования надобности 07.04 Заявки на медикаменты от тренеров До минования надобности 07.05 Медицинские книжки работников До минования надобности Вид документа: Ключевые слова: Рубрика: Оцените публикацию +1 0 -1

Образец номенклатуры дел организации 2021

Гончарова Наталья Автор PPT.RU 22 мая 2021 Номенклатура дел организации — это классификатор, группирующий по определенным признакам заголовки всех имеющихся на предприятии дел и определяющий их сроки хранения.

Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:

  1. группировка имеющихся документов по разным критериям;
  2. индексация дел.
  3. обеспечение их сохранности;
  4. возможность быстро найти требуемую бумагу;

Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.

В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов. Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных правил работы архивов организаций».

Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр.

Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты.

Здесь стоит учитывать:

  1. мнение высшего руководства и начальников подразделений;
  2. планы развития предприятия;
  3. штатное расписание;
  4. отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.
  5. формы НД за прошлые годы;
  6. учредительные документы;

Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.

Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.

НД составляется на фирменном бланке компании. Затем следует процесс согласования. В его рамках необходимо:

  1. заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
  2. согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).
  3. согласовать с экспертной комиссией;
  4. получить одобрение архивной службы;

В итоге руководителем компании утверждается перечень дел бухгалтерии с новыми сроками хранения, уже прошедшая все вышеперечисленные процедуры, для чего требуется оформить приказ, который действует на протяжении календарного года.

Приказ содержит следующие сведения:

  1. подпись руководителя;
  2. номер и дату приказа;
  3. отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.
  4. основание для этого;
  5. наименование организации;
  6. описание НД, подлежащей утверждению;
  7. Ф.И.О. и должность ответственного лица;
  8. дату;

Поскольку строгой формы этого документа законодательство не предусматривает, разрешается добавить и другие значимые данные. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. БУХГАЛТЕРУ: НОВОСТИ ЮРИСТУ: ОБЗОРЫ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+