Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Номенклатура дел отдела кадров на 2021 год с новыми сроками хранения

Номенклатура дел отдела кадров на 2021 год с новыми сроками хранения

Номенклатура дел отдела кадров на 2021 год с новыми сроками хранения

Изменились сроки хранения дел. Новая номенклатура дел?


Автор публикации: Юрист, Написать сообщение Подписаться7 301 просмотров 1 495 дочитываний 17 февраля 2021 в 16:41 Краткое содержание:С 18 февраля 2021 года изменены сроки хранения управленческих, в том числе кадровых, документов. Сроки хранения отражены в номенклатуре дел организации.

Необходимо ли ее переутверждать?Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел. Номенклатура дел используется для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.Номенклатура дел должна быть утверждена в следующих организациях, являющихся источником комплектования государственного и муниципального архива:— государственные органы;— органы местного самоуправления;— негосударственные организации (если в деятельности организации образуются документы, представляющие для общества и государства историческую, научную и культурную ценность).Вышеуказанный перечень предусмотрен статьей 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ).Для некоторых организаций, не являющихся источником комплектования госархива, нормативными правовыми актами также могут устанавливаться требования о ведение номенклатуры дел.
Номенклатура дел используется для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.Номенклатура дел должна быть утверждена в следующих организациях, являющихся источником комплектования государственного и муниципального архива:— государственные органы;— органы местного самоуправления;— негосударственные организации (если в деятельности организации образуются документы, представляющие для общества и государства историческую, научную и культурную ценность).Вышеуказанный перечень предусмотрен статьей 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ).Для некоторых организаций, не являющихся источником комплектования госархива, нормативными правовыми актами также могут устанавливаться требования о ведение номенклатуры дел.

В частности, для акционерных обществ такое требование содержится в Постановлении ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс

«Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»

.Что касается иных организаций, то законодательство не содержит прямого требования о ведении номенклатуры дел в организации.

Однако часть 1 статьи 17 Закона № 125-ФЗ обязывает организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков. Именно в номенклатуре дел можно систематизировать и прописать сроки хранения всех документов организации.Таким образом, кроме перечисленных случаев обязательного составления номенклатуры дел, для обеспечения сохранности документов рекомендуется утверждение номенклатуры дел в любой организации независимо от формы собственности.Для правильного оформления и соблюдения порядка согласования и утверждения номенклатуры дел необходимо ориентироваться на следующие нормативные правовые акты и документы.

  1. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (разработаны в соответствии с государственным контрактом от 30 ноября 2015 г. № 073 по заказу Федерального архивного агентства).
  2. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33 (п. 3.2.5);
  3. Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п. 3.4);
  4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526;

Номенклатура дел подготавливается службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство в организации.При подготовке номенклатуры дел могут быть использованы типовые и примерные номенклатур дел, утвержденные вышестоящими организациями.Подготовленная номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации.Номенклатура дел составляется на календарный год, вводится в действие с 1-го января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке.Организации – источники комплектования госархивов должны раз в 5 лет перед утверждением номенклатуры дел согласовывать ее с экспертно-проверочной комиссией госархива.Основанием для пересоставления, согласования и утверждения номенклатуры дел является изменение функций и структуры организации.Ниже образец номенклатуры дел, предусмотренный Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 изменены сроки хранения управленческих, в том числе кадровых, документов.

Одним из нововведений является изменение сроков хранения документов по личному составу. В частности, дела, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, должны храниться 75 лет, а законченные делопроизводством после 1 января 2003 года — 50 лет.Ниже представлены ряд документов с новыми сроками хранения.Пересоставление, согласование и утверждения номенклатуры дел, как указывалось выше, осуществляется при изменении функций и структуры организации. Кроме того, включение в разделы номенклатуры дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения.

Формальное основание для переутверждения отсутствует, однако, в связи со значительными изменениями в наименовании и сроках хранениях дел рекомендуется утвердить новую номенклатуру дел.Со всеми новостями можно ознакомиться Все статьи о применении трудового законодательства и ведении кадрового делопроизводства можно прочитать да 5 / 0 нетВаш рейтинг должен быть не менее 500 для оценки публикацииОК Поделиться в социальных сетях: да 5 / 0 нет Автор: (0), Пользователи: (2), (2) Показать ещё комментарии (4)

07.08.2020, 18:01

0 30 14.02.2020, 12:57

2 1 335 11.02.2020, 11:04

0 1 310 17.03.2018, 13:29

0 1 810 Юристов онлайн Вопросов за суткиВопросов безответовПодписаться на уведомленияМобильноеприложениеМы в соц. сетях

© 2000-2021 Юридическая социальная сеть 9111.ru *Ответ на вопрос за 5 минут гарантируется авторам VIP-вопросов. МоскваКомсомольский пр., д. 7Санкт-Петербургнаб.

р. Фонтанки, д. 59Екатеринбург:Нижний Новгород:Ростов-на-Дону:Казань:Челябинск:Администратор печатает сообщение

Сколько хранить кадровые документы: новые сроки с 2021 года

Автор: Актуально на 20 февраля 2021 Время для прочтения: 21 минута Прочитано: Сохранить статью Содержание С 18 февраля 2021 года действует , который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. В частности, он установил новые сроки хранения кадровых документов с 2021 года.

В таблицах приводим все документы по кадрам и срок хранения по каждому, а также объясняем, что конкретно изменилось.

Также смотрите: Обязательные сроки хранения кадровых документов в организации с 18.02.2021 регламентирует упомянутого приказа Росархива. Он включает следующие группы документов:

  1. пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
  2. пункт 8.4 – награждение.
  3. пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
  4. пункт 8.2 – противодействие коррупции;

Вот для каких документов по кадрам увеличили срок хранения с 2021 года.

Например:

  1. график отпусков – 3 года, а не год;
  2. книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – 5 лет вместо трех.

А вот по каким документам уменьшили срок хранения с 2021 года:

  1. книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.
  2. документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
  3. документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
  4. заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;

Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

  1. если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
  2. если после – 50 лет.

Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет. А вот для каких документов установили специальный срок хранения (раньше не было):

  1. журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
  2. уведомления, предупреждения работников – 3 года;
  3. заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1год;

Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах.

Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

ВИД ДОКУМЕНТА СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИМЕЧАНИЕ Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы Постоянно (1) (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения Реестр должностей государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации Постоянно (1) (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения Реестры федеральных государственных служащих, государственных служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих Постоянно (1) (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: (1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; 50/75 лет ЭПК б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; 5 лет (1) в) о служебных проверках; 5 лет г) о направлении в командировку работников; 5 лет (1) д) о дисциплинарных взысканиях 3 года Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении 50/75 лет ЭПК – Уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем 3 года – Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв: – а) решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей; 15 лет б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв; 5 лет в) конкурсные бюллетени 5 лет Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании): – а) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор; 3 года б) лиц, не принятых на работу 1 год Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва организации 5 лет – Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных: (1) После замены новыми а) по месту утверждения; Постоянно б) в других организациях 3 года (1) Согласие на обработку персональных данных 3 года (1) (1) После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности 3 года (1) (1) После замены новыми Должностные регламенты (инструкции) работников 50/75 лет – Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих 50/75 лет ЭПК – Личные дела руководителей и работников организаций (1) 50/75 лет ЭПК (1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации Акты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления) 50 лет – Характеристики, справки об объективных сведениях на работников 5 лет – Листы собеседования, стажировочные листы водителей 5 лет – Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования (1) (1) Невостребованные работниками – 50/75 лет Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника 50/75 лет – Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 1 год – Отчеты работников о командировках 5 лет ЭПК – Графики отпусков 3 года – Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий 3 года – Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников 3 года – Документы (справки, характеристики, представления, переписка) по назначению на должности, заключению служебных контрактов с государственными и муниципальными служащими 5 лет – Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе 5 лет – Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе 5 лет (1) (1) После снятия с учета Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе 5 лет – Кодексы профессиональной этики: – а) по месту утверждения; Постоянно б) в других организациях До замены новыми Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним 1 год – Списки: – а) членов руководящих и исполнительных органов организации; Постоянно б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; Постоянно в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий; Постоянно г) работников, прошедших аттестацию; 5 лет д) кандидатов на выдвижение по должности; До замены новыми е) совмещающих работу с получением образования; 5 лет ж) работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку; 5 лет з) лиц, выезжающих за границу 5 лет Книги, журналы, карточки учета, базы данных: – а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; 50/75 лет б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); 50/75 лет в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; 50/75 лет г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; 5 лет д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; 5 лет е) лиц, подлежащих воинскому учету; 5 лет ж) отпусков; 5 лет з) прихода и ухода работников, местных командировок; 1 год и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации; 50/75 лет к) выдачи служебных заграничных паспортов 5 лет ВИД ДОКУМЕНТА СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИМЕЧАНИЕ Планы противодействия коррупции Постоянно – Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции Постоянно – Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции 3 года (1) (1) После замены новыми Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера 50/75 лет – Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции 5 лет – Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов 5 лет – Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений 5 лет – Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими 5 лет – Уведомления работодателя работниками: – а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими; 5 лет б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей; 5 лет в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; 5 лет г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов 5 лет Журналы, базы данных регистрации: – а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; 5 лет б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими; 5 лет в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих; 5 лет г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов; 5 лет д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей; 5 лет е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов; 5 лет ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции 5 лет Переписка по вопросам противодействия коррупции 5 лет – ВИД ДОКУМЕНТА СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИМЕЧАНИЕ Квалификационные требования, профессиональные стандарты: – а) по месту утверждения; Постоянно б) в других организациях До замены новыми Типовые дополнительные профессиональные программы: – а) по месту утверждения; Постоянно б) в других организациях До замены новыми Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки: – а) по месту утверждения; 5 лет б) в других организациях До замены новыми Учебные планы, задания 5 лет – Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке: – а) по месту разработки; Постоянно б) в других организациях До минования надобности Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий 5 лет – Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ 1 год – Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников: – а) по месту утверждения; 5 лет б) в других организациях До минования надобности Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников 5 лет – Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников 5 лет – Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним 10 лет – Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении 5 лет – Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам 5 лет – Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности 5 лет – Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов 50 лет – Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов 1 год – Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации 5 лет – Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ 3 года – Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ 1 год – Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации 1 год – Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам 5 лет – Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся 5 лет – Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации 3 года – Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации 3 года – ВИД ДОКУМЕНТА СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИМЕЧАНИЕ Документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий: (1) В случае принятия решения об отказе – 5 лет (2) О представлении к награждению ведомственными наградами, присвоении ведомственных почетных званий, присуждении ведомственных премий – 10 лет а) в награждающих организациях; Постоянно (1) (2) б) в представляющих организациях 5 лет Протоколы вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград Постоянно – Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград 50/75 лет – Документы (ходатайства, уведомления, решения) о принятии (отказе от принятия) почетных и специальных званий, наград иностранных государств и организаций Постоянно – Документы (ходатайства, заявления, справки) о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных 10 лет – Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных 10 лет – Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказов) о занесении на Доску почета 10 лет – Книга почета организации Постоянно – Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий 5 лет – 01.10.2019 11.12.2019 30.12.2019 20.02.2021 28.02.2021 11.03.2021 Подписывайтесь на новости: Подписаться на рассылку © 2013—2021 – «Бухгуру» ГлавнаяПолезноеО нас Разместить объявление[contact-form-7 404 "Not Found"] Scroll Up

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Образец номенклатуры дел организации на 2021 год — это шаблон документа, который определяет предельные сроки хранения дел и бумаг. В статье расскажем, что такое номенклатура дел организации, кто обязан утвердить этот документ и как правильно его составить.

Актуальный образец приказа и сводной номенклатуры дел доступен для скачивания.

2 сентября 2021 Автор: Евдокимова Наталья Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации.

Данный вопрос регламентирован в и основных правилах работы госархивов (06.02.2002). Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации.

Актуальный образец номенклатуры дел на 2021 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании. Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

  • Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
  • Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.
  • Регистрационными формами учреждения.
  • Штатным расписанием на текущий год.
  • Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
  • Номенклатурой дел прошлых лет.
  • Положением о создании организации либо Уставом.
  • Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения.

То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т.

д. Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

  1. облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
  2. уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
  3. обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.
  4. упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2021) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений.

Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в . Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.
В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

  • Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
  • Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.
  • Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств.

Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения.

Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке. Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2021 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.
Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта.

То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях. Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует.

Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм.

Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи. Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения.

Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела. Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2021, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки.

Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму: Шаг 1. Назначьте ответственного. Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел.

Определите конкретные сроки для разработки этого норматива. Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей. Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе.

Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел. Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение. Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2021 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав. Шаг 4. Утвердите приказ. Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива.

В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2021 год для вашего учреждения. Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов: Наименование реквизита Содержание Индекс Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.
НД состоит из следующих реквизитов: Наименование реквизита Содержание Индекс Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.

Наименование Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.

Количество единиц хранения Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.

Сроки хранения Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация.

Подробнее о сроках расскажем далее.

Примечания Дополнительная информация, заполняется при необходимости. Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация».

Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг. Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации.

Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения.

Хранить бумаги менее установленного срока нельзя. Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

  1. — для техдокументации.
  2. — для основных видов документации;

Если конкретный вид документа не отражен в действующих Приказах , организация вправе самостоятельно утвердить срок хранения.

В таком случае придется создать экспертно-проверочную комиссию (ЭПК). Члены данной комиссии и определят минимальные сроки хранения документации, не указанной в нормативно-правовых актах.

Следовательно, ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) указание на то, что срок хранения установлен по заключению специально созданной комиссии.

Такая процедура актуальна в части установления сроков хранения для некоторых бухгалтерских документов.

Например, для хранения сведений о просроченной дебиторской задолженности.

Так, списать дебиторку можно только по истечению 10 лет.

В то же время налоговики вправе затребовать подтверждение списания просроченной дебиторки в течение 3 лет. В итоге срок хранения таких сведений — 13 лет (10+3).

Для таких случаев и нужна отметка ЭПК. Для удобства мы собрали актуальные бланки и формы, применяемые в деятельности российских организаций, с указанием сроков их хранения.

Информация представлена в виде таблицы. В ней вы найдете не только таблицу сроков хранения кадровых документов в организации в 2021 году, но и бухгалтерские документы, делопроизводственные бумаги, справки и письма и многое другое.

Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения:

  • Третий используется в архиве компании.
  • Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
  • Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.
  • Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.
  • Первый экземпляр хранится в канцелярии.

Приведем актуальные образцы оформления документации. Бланки допустимо использовать в работе.

Первый из них — образец сводной номенклатуры дел.

Второй образец — номенклатура дел отдела кадров на 2021 год с новыми сроками хранения. Мы составили его для некоммерческой организации.

И последний образец — номенклатура дел бухгалтерии на 2021 год с новыми сроками хранения. Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Заявление о приеме на работу — это документ, адресованный руководству организации с просьбой о приеме на работу в указанной должности. Для государственных и муниципальных организаций он обязателен.

30 октября 2021 Срочный трудовой договор — это соглашение, которое заключается с работодателем, если рабочие отношения продлятся только определенное время. Но если основания для этого отсутствуют, то контракт признают бессрочным, а организацию накажут. 9 октября 2021 Инструкция по технике безопасности и охране труда — это обязательный документ, в котором прописаны правила поведения на рабочем месте и в кризисной ситуации.

Составляют ее для каждой должности и каждого вида работ. 16 октября 2021 Нередко гражданам требуется получить информацию о «делах давно минувших дней». Проще всего это сделать, обратившись в архив с запросом о выдаче архивной справки.

Что это за документ и как выглядит образец архивной справки, вы узнаете из статьи. 14 января 2021 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Номенклатура дел организации

33268 Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

  1. Проверено экспертом
  2. Бесплатная загрузка
  3. Онлайн просмотр
  4. Бланк и образец

ФАЙЛЫ Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование.

Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле. Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  1. обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  2. определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
  3. группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  4. он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п.

Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям. Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  1. подписи ответственных лиц.
  2. номер и дата составления,
  3. наименование организации,
  4. перечень документов,

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется.

Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре. Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

  • количество содержащихся в нем частей или томов,
  • полное наименование компании,
  • дата составления документа,
  • Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
    • индекс или номер дела,
    • заголовок или название,
    • количество содержащихся в нем частей или томов,
    • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
    • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
  • предстоящий год, на который он пишется,
  • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
  • В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.
  • индекс или номер дела,
  • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  • заголовок или название,
  • Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

    Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

Номенклатура дел: сроки хранения документов

Абрамсон София Автор PPT.RU 7 февраля 2021 Сроки хранения документов по номенклатуре дел — это периоды от их создания до утилизации, утвержденные нормативными актами. Варьируются от 3 до 75 лет, а некоторые виды документации хранятся бессрочно.

Номенклатура дел в организациях позволяет систематизировать все накопившиеся в процессе работы дела.

При ее составлении необходимо руководствоваться различными нормативными актами. Рассмотрим, что включает в себя номенклатура дел на 2021 год с новыми сроками хранения.

Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 .

Это определено как систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием периода их содержания. Правила содержания документации сформулированы в трех основных нормативных актах:

  • , утверждающий правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов (в том числе подробную таблицу со списком дел и сроками содержания).
  • .
  • .

Номенклатура дел (НД) утверждается еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК.

Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это экспертно-проверочная комиссия; с ней согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел.

Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции.

Чаще всего номенклатура дел отдела кадров на 2021 год (с новыми сроками хранения) ведется специалистом кадрового отдела.

Документация, образующаяся в организации в ходе ее деятельности, формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На обложке дела следует указывать следующую информацию:

  1. наименование организации и структурного подразделения;
  2. номер дела в соответствии с утвержденными правилами;
  3. заголовок;
  4. срок хранения.

При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных бланков, которые изданы в одном календарном годовом периоде. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке.

Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Период содержания номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

в закон «Об архивном деле» были внесены изменения относительно сроков содержания документации.

Как изменился срок хранения документов в организации в 2021 году, таблица представлена ниже.

Было Стало Статья 22 ФЗ № 125-ФЗ.

Статья 22.1 ФЗ 3 125-ФЗ. Срок хранения документов по личному составу — 75 лет. 1. Документы по личному составу, завершенные до 01.01.2003, — 75 л.

2. Документы по личному составу, завершенные после 01.01.2003, — 50 л.

(За исключением той документации, для которой в перечне (приказ № 558) установлен иной период содержания.) Кроме того, ФЗ № 127-ФЗ внес уточнение, касающееся вопроса, когда начинать отсчет сохранения документации. Ответ содержится в новой статье 21.1: с 1 января года, следующего за годом завершения документа.

Сроки хранения кадровых документов в организации в 2021 году, таблица: Период Наименование 1 г.

  1. данные лиц, не принятых на работу;
  2. журналы, отражающие учет рабочего времени (, );
  3. .

3 г.

  1. .
  2. учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;

5 л.

  1. выписки по улучшению условий и охраны труда;
  2. и ее соблюдению;
  3. акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
  4. .

50 л. (до востребования)

  1. личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, , удостоверения и пр.).

75 л.

  1. .
  2. и ;

Постоянно

  1. ;
  2. личные дела руководителей.

За несоблюдение правил формирования и содержания документации предусмотрена административная и гражданско-правовая ответственность. В зависимости от серьезности нарушения, наказание: предупреждение, штраф или дисквалификация.

Этот вопрос регламентируют статьи , , , , . Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. БУХГАЛТЕРУ: НОВОСТИ ЮРИСТУ: НОВОСТИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+