Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Передача на подпись корреспонденции

Передача на подпись корреспонденции

5.4. Организация обработки и передачи исходящих документов


5.4.1. Исходящие документы, предназначенные для передачи на подпись руководителю Росимущества и требующие согласования с его заместителями в соответствии с распределением обязанностей либо подготовленные за подписью заместителя руководителя Росимущества, передаются ответственными за делопроизводство структурных подразделений работникам секретариатов соответствующих заместителей руководителя.Исходящие документы, предназначенные для передачи на подпись руководителю Росимущества, передаются ответственными за делопроизводство структурных подразделений или работниками секретариатов заместителей руководителя дежурному отдела отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.5.4.2.

Исходящие документы передаются для подписания (визирования) с подлинниками входящих и внутренних документов, на основании которых они подготовлены (далее — документы-основания).

При этом к исходящему документу в хронологической последовательности прикладываются входящий документ-основание с резолюциями руководства Росимущества и структурного подразделения-исполнителя, докладные записки о переносе сроков исполнения поручения, служебные записки, представляющие собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа, и другие документы, связанные с его подготовкой.В случае если исходящий документ является промежуточным ответом (запросом) и подлинники оснований нужны исполнителю для работы и подготовки окончательного ответа, к исходящему документу допускается прикладывать ксерокопии входящих документов-оснований.5.4.3. Документы, поступающие на подпись (согласование) заместителю руководителя Росимущества, просматриваются и визируются советником отдела организации работы секретариатов Управления организационного и документационного обеспечения, организующим работу соответствующего секретариата.

При этом обращается внимание на наличие документов, послуживших основанием для написания письма, наличие резолюций руководителя Росимущества, его заместителей, начальников структурных подразделений, правильность и полноту выполнения резолюции, наличие приложений, правильность оформления проекта письма (в том числе правильность указания адресата, наличие виз исполнителей и соисполнителей, указание исполнителя и др.).5.4.4. Дежурным отдела отправки исходящей корреспонденции проверяется наличие оригиналов документов, послуживших основанием для написания письма, наличие резолюций руководителя Росимущества, его заместителей, начальников структурных подразделений, правильность и полнота выполнения резолюции, наличие виз начальников структурных подразделений-исполнителей и соисполнителей, заместителей руководителя, корректора (если письмо передается на подпись руководителю Росимущества), правильность оформления проекта письма, наличие приложений.5.4.5. Проекты писем, подготовленных структурными подразделениями, размещенными в административном здании по адресу: Ленинский проспект, д.

9, принимаются дежурным отдела отправки исходящей корреспонденции, находящимся в том же здании. Правильно оформленные документы доставляются автомобильным транспортом в отдел отправки исходящей корреспонденции для доклада на подпись руководителю Росимущества, а документы, подписанные заместителями руководителя, для регистрации и отправки в адрес.5.4.6.

Неправильно или не полностью оформленные и содержащие грамматические ошибки документы возвращаются исполнителю для доработки и визирования у соисполнителей и повторного представления на подпись руководителю Росимущества или его заместителю.5.4.7. Все исходящие документы Росимущества подлежат обязательной регистрации в соответствии с п.

Все исходящие документы Росимущества подлежат обязательной регистрации в соответствии с п. 6.3 настоящей Инструкции. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом Росимущества и на отправку не принимается.5.4.8.

Исходящие документы, подписанные руководителем Росимущества и его заместителями, регистрируются централизованно в отделе отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.5.4.9.

Исходящие документы печатаются в количестве, необходимом для направления адресатам, плюс два экземпляра.Второй экземпляр является визовым, который в процессе согласования текста документа визируется исполнителем, начальником отдела, руководителем структурного подразделения, соисполнителями, заместителями руководителя Росимущества и корректором (если документ подписывается руководителем Росимущества).Исходящие документы регистрируются только при наличии копий всех отправляемых приложений к визовому экземпляру (за исключением копий законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений Росимущества).После регистрации исходящие документы, подписанные руководителем Росимущества или его заместителями, направляются адресатам, визовые экземпляры вместе с приложениями и подлинниками документов-оснований формируются работниками отдела отправки исходящей корреспонденции в дела согласно утвержденной номенклатуре дел, третьи экземпляры передаются по реестру структурному подразделению-исполнителю.5.4.10. Визовые экземпляры исходящих документов за подписью руководителя Росимущества или его заместителей, подготовленные на основании входящих документов, поставленных на контроль, передаются с участка регистрации исходящих документов отдела отправки исходящей корреспонденции по реестру в отдел контроля и проверки исполнения вместе с подлинниками оснований, где в регистрационные формы документа вносятся отметки об исполнении контрольных поручений, на подлинниках контрольных документов-оснований ставится штамп о снятии их с контроля.

После этого все документы возвращаются на участок регистрации исходящей корреспонденции, визовые экземпляры со всеми приложениями вместе с документами-основаниями формируются в дела согласно номенклатуре дел.5.4.11.

Вторая и третья копии зарегистрированного исходящего документа заверяются путем проставления пометки (или оттиска штампа) «Верно» и подписи работника, осуществляющего регистрацию документа и удостоверяющего полное соответствие копии подлиннику документа.5.4.12. Визовые экземпляры исходящих документов за подписью руководителей структурных подразделений, подготовленные на основании входящих документов, поставленных на контроль, также передаются в отдел контроля и проверки исполнения ответственными за делопроизводство соответствующих структурных подразделений вместе с подлинниками оснований.
Визовые экземпляры исходящих документов за подписью руководителей структурных подразделений, подготовленные на основании входящих документов, поставленных на контроль, также передаются в отдел контроля и проверки исполнения ответственными за делопроизводство соответствующих структурных подразделений вместе с подлинниками оснований. После внесения в регистрационные формы документа отметок об исполнении контрольных поручений и проставления на подлинниках контрольных документов-оснований штампа об их снятии с контроля все документы передаются в отдел отправки исходящей корреспонденции, где визовые экземпляры вместе с контрольными документами-основаниями формируются в дела согласно номенклатуре дел, третьи экземпляры возвращаются структурному подразделению-исполнителю.5.4.13.

Отправка исходящей корреспонденции осуществляется централизованно отделом отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.5.4.14. На участок отправки исходящие документы за подписью руководителя Росимущества или его заместителей поступают с участка регистрации исходящих документов отдела отправки исходящей корреспонденции по реестру.5.4.15.

Исходящая корреспонденция должна обрабатываться и отправляться в день подписания или не позднее 12.00 следующего рабочего дня.На отправку принимаются, в основном, документы, имеющие дату текущего дня (за исключением копийных экземпляров документов) либо дату предыдущего дня. Документы с датой давности двух или более дней к отправке, как правило, не принимаются.

Документы, поступившие на отправку после 16.00, регистрируются и отправляются на следующий день.5.4.16. Передача исходящей документации на отправку из структурных подразделений (за подписью их руководителя или его заместителей) осуществляется ответственными за делопроизводство в подразделении после ее регистрации в подразделении.Письма за подписью руководителей структурных подразделений, размещенных в административном здании по адресу: Ленинский проспект, д. 9, принимаются дежурным отдела отправки исходящей корреспонденции, находящимся в том же здании.

Правильно оформленные документы доставляются автомобильным транспортом в отдел отправки исходящей корреспонденции для отправки в адрес по официальным каналам Росимущества.5.4.17. На участке отправки отдела отправки исходящей корреспонденции проверяется правильность оформления исходящих документов (адрес, заголовок, визы, подпись, необходимость проставления печати, наличие приложений, отметка об исполнителе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов) и производится сортировка документов по форме отправления (простая, заказная, международная).Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются в подразделение для переоформления.5.4.18. Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного (подписанного начальником подразделения, отдела Управления) указателя рассылки.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Документы, отправленные с нарочным (работником структурного подразделения), передаются организациям-адресатам под расписку.Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ, или начальника Управления организационного и документационного обеспечения.5.4.19.

Если подлинный экземпляр документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа (визовом экземпляре), остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ и указывает дату получения (возможно использование штампа «Первый экземпляр получен»).При получении подлинного экземпляра документа непосредственно заявителем или его доверенным лицом кроме подписи и даты получения указываются паспортные данные заявителя либо делается отметка «по доверенности» и доверенность подшивается вместе с копией документа в дело.5.4.20. Копии писем, содержащих общие поручения двум и более территориальным органам Росимущества, и писем, содержащие вызовы в центральный аппарат Росимущества сотрудников территориальных управлений Росимущества, подлежат обязательному направлению в Управление организации работы территориальных органов для осуществления контроля за их исполнением.5.4.21.

Документы, отправляемые Росимуществом, передаются фельдъегерской, почтовой или электрической связью (телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения). При отправке документов фельдъегерской и почтовой (заказные письма) связью составляется реестр на отправляемые документы в 3-х экземплярах, один из которых остается в Управлении организационного и документационного обеспечения.Фельдъегерской связью осуществляется отправка документов только адресатам, включенным в перечень федеральных органов исполнительной власти.Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации.Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации.Телеграмма сдается на отправку не менее чем в трех экземплярах аналогично письму (п. 5.4.9): на бланке установленного образца и два экземпляра (в т.ч.

визовой) — на стандартном листе бумаги формата А4. При направлении в несколько адресов к телеграмме прикладывается указатель рассылки.5.4.22.

При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, осуществлявшим перевод;запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования».Подлинники документов, отправляемых по каналам факсимильной связи, как правило, досылаются адресату почтовой связью или, по согласованию с ним, подшиваются в дела с отметкой о времени и способе отправки.Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.5.4.23.

При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, осуществлявшим перевод;запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования».Подлинники документов, отправляемых по каналам факсимильной связи, как правило, досылаются адресату почтовой связью или, по согласованию с ним, подшиваются в дела с отметкой о времени и способе отправки.Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.5.4.23. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.При передаче (приеме) телефонограммы отмечают дату и время ее передачи (приема), фамилии и номера телефонов работников, передавших и принявших телефонограмму (Приложение N 21).

Рубрики

Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко.

Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны. Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками? Кто может участвовать в процессе приема и передачи дел и документов?

Какими документами регламентируется процедура приема и передачи дел и документов? Каковы основные этапы приема и передачи дел и документов?

Как оформляется прием и передача дел и документов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п.

3), дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 71). Как видно, «дело» и «документ» – не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом.

Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов». Зачем нужно передавать и принимать дела?

Дела и документы передают:

  1. чтобы трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись надлежащим образом;
  2. длительная командировка;
  3. чтобы можно было оценить объем работы работника, принимающего дела;
  4. уход в отпуск (включая отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и пр.);
  5. увольнение (по различным основаниям);
  6. чтобы рабочий процесс не прерывался;
  7. временная нетрудоспособность;
  8. С одной стороны, зачем оформлять передачу дел в случае, когда работник уходит в отпуск, уезжает в командировку или болеет? Ведь в период такого временного отсутствия его обязанности будут выполнять другие работники, специально назначенные приказом руководителя организации или в ином порядке, установленном в организации. Представим, например, ситуацию, когда временно отсутствует секретарь, в обязанности которого входит:
  9. прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений; регистрация входящих документов в электронном журнале установленной формы, направление их на рассмотрение руководства и в структурные подразделения организации;
  10. В основном необходимость передачи дел прямо или косвенно возникает в следующих распространенных для большинства работников ситуациях:
  11. чтобы можно было поделить зоны ответственности.
  12. Отметим, что довольно редко можно стать свидетелем полноценной передачи дел и документов уходящим работником. Даже если это и происходит в отдельных случаях, то практически никогда не оформляется должным образом.
  13. в иных случаях, когда работнику предстоит длительное время отсутствовать либо вовсе покинуть организацию.
  14. перевод на другую работу;
  15. прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы;
  16. формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности.

Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно.

Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом.
Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом.

Кто обычно передает и принимает дела? Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник, их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются.

Передаются они, соответственно, временно отсутствующим или увольняющимся работником, а принимаются либо новым работником, либо специально назначенным руководством лицом. Казалось бы, ничего сложного в этом нет. Однако на практике бывают случаи, когда увольняющийся работник ввиду конфликта или каких-либо других неблагоприятных обстоятельств передавать дела и документы не собирается, особенно если это не входит в его обязанности.

Ведь далеко не все люди увольняются с работы по собственному желанию, не все стараются до последнего момента сохранять хорошие отношения с руководством. Что делать в такой ситуации новому работнику? Прежде всего, данный факт следует зафиксировать актом.

Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ – опись принимаемых документов (Пример 2). Обратите внимание. Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку – независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции. ПРИМЕР 2 Опись принимаемых документов Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П.

№ п/п Наименование дела/документа Реквизиты дела/документа Количество листов в деле/документе Наличие дела/документа в электронном виде Примечание 1 Протоколы Общего собрания акционеров за период с 01 января 2011 года по 31 декабря 2011 года Папка № 4-ОСА 67 листов В наличии на локальном компьютере В папке находятся 17 подлинных документов и 1 копия документа 2 Положение об Общем собрании акционеров от 15 января 2011 года, редакция № 2 28 листов Отсутствует – При приеме дел и документов мной выявлено: 1. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 16 января 2011 года № 1/2011, имеется копия данного документа.

2. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 20 апреля 2011 года № 5/2011 (копии нет). Настоящая опись подтверждает прием вышеперечисленных дел и документов по состоянию на 03 мая 2012 года. Корпоративный секретарь Миронова А.П.

Миронова Согласовано: Заместитель начальника канцелярии Маслова Е.Д.

Маслова 03 мая 2012 года В какой момент следует передавать дела и документы? Иногда случается, что дела и документы новый работник принимает у своего предшественника еще до выхода на работу. Заметим, что это довольно рискованно, поскольку новый работник, приняв дела, может по каким бы то ни было причинам не выйти на работу.

Тогда логичен вопрос: в какой момент следует передавать эти дела и документы? Дела и документы передаются, как правило, в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник выполняет свои должностные обязанности.

Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней. В этом случае лучше передать дела не непосредственно новому работнику, а лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник. Если увольняется главный бухгалтер, то дела лучше передать непосредственно руководителю организации, поскольку он несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета.

Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, – прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу. По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений. Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.

Чем регламентируется прием-передача дел? Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется. Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов.

Есть лишь некоторые рекомендации на этот счет: Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 3.1.

Общие положения […] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что: […] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:

  1. положение о конкретном структурном подразделении и др.
  2. правила внутреннего трудового распорядка;
  3. в инструкцию по делопроизводству:
  4. положение о персонале;

Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре. Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.

ПРИМЕР 3 Приказ об организации приема-передачи дел и документов Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест» ПРИКАЗ 16.04.2012 № 10-К Москва Об организации приема-передачи дел и документов В связи с увольнением Смирновой П.Т. с должности корпоративного секретаря 30 апреля 2012 года ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Корпоративному секретарю Смирновой П.Т.

передать, а заместителю начальника канцелярии Масловой Е.Д. принять дела и документы по Акту приема-передачи дел и документов в помещении канцелярии в срок до 30 апреля 2012 года. 2. Утвердить форму Акта приема-передачи дел и документов (Приложение 1).

3. Для надлежащей проверки передаваемых дел и документов и участия в их приеме-передаче создать комиссию в составе: председатель – начальник кадровой службы Журкова Н.Г.

члены комиссии: главный бухгалтер Макарова Н.Т. начальник канцелярии Петрова М.И. начальник юридической службы Макаров А.Д.

4. Секретарю Михальченко П.И.

довести настоящий приказ до сведения лиц, указанных в п. 1 и 3 приказа, под личную подпись в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания приказа.

5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: заявление об увольнении Смирновой П.Т. от 16.04.2012 Генеральный директор Скворцов А.И.

Скворцов С приказом ознакомлены: Начальник кадровой службы Журкова Н.Г. Журкова 16.04.2012 Главный бухгалтер Макарова Н.Т. Макарова 16.04.2012 Начальник канцелярии Петрова М.И.

Петрова 16.04.2012 Начальник юридической службы Макаров А.Д.

Макаров 16.04.2012 Заместитель начальника канцелярии Маслова Е.Д. Маслова 16.04.2012 Корпоративный секретарь Смирнова П.Т. Смирнова 16.04.2012 Порядок передачи и приема дел и документов Как уже было отмечено выше, порядок передачи и приема дел не может быть единым для всех организаций.

Однако чтобы представлять последовательность действий по передаче и приему дел и документов, условно разделим этот процесс на 3 этапа.

■ Этап 1: проверка дел и документов. Обратите внимание. Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.

■ Этап 2: подготовка дел и документов к передаче. ■ Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов. Обязательные реквизиты акта В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также практикой составления актов в организациях для акта приема-передачи документов обычно используют бланк со следующими характеристиками:

  1. формат А4 (210 × 297 мм);
  2. если акт имеет две и более страницы, вторую и последующие страницы нумеруют (номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа).
  3. ориентация страницы – книжная;
  4. из белой бумаги или бумаги светлых тонов;
  5. каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее;

На бланке документа располагают необходимые реквизиты: ● эмблему организации; ● наименование организации; ● наименование вида документа; ● дату документа; ● регистрационный номер документа; ● место составления документа; ● гриф утверждения; ●заголовок к тексту документа. ● текст документа. ● отметку о наличии приложения.

● подписи. Хранение актов Акт подлежит хранению в месте, определенном локальным нормативным актом, например в канцелярии, кадровой службе в личном деле работника или в структурном подразделении, работники которого передают и принимают дела, в течение срока, определенного Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558: В заключение отметим, что даже если процедура приема дел и документов будет оформлена должным образом, это отнюдь не решит проблем, которые могут возникнуть у работника, принявшего на себя такой ответственный «груз». Однако это убережет работника как от нареканий руководства в отношении документов, составленных не им, так и от возможной ответственности за чужие ошибки.

( Дается в сокращении. Всю статью читайте в печатной версии журнала.)

Отличный секретарь

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте – регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию.

Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов.

Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними. Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс (номер), присвоенный каждому письму.

Кем осуществляется прием и входящих документов?

Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии.

Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство. Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота.

В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение.

Поступившие по почте письма вскрываются секретарем. Исключение – те конверты, на которых стоят пометки «Конфиденциально» или «Лично». В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте.

Сами обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов.Нужно оставить и прикрепить к письму конверт, если: а) письмо пришло от физического лица (так называемое обращение по какому-либо вопросу), б) иначе, как по конверту, нельзя установить обратный адрес отправителя, в) принципиально важно по штемпелям на конверте установить, когда было отправлено и получено это письмо. Помимо почты, письма в компанию могут прийти по следующим каналам: — доставка курьером, — электронная почта, — факс, — экспресс-почта.

Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию.Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано.

Впрочем, регистрации подлежат не все документы. следующие: — счета-фактуры, акты, накладные и подобные документы, а также договоры, проекты, сметы и т.п., если их прислали без сопроводительного письма (в этом случае документы передаются напрямую исполнителям); — коммерческие предложения и предложения сотрудничества, рекламные материалы; — поздравительную корреспонденцию; — журналы, газеты, каталоги; — приглашения на всевозможные мероприятия (кроме приглашений на совещания).

Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно. Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма.

Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются – если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется , и вместе с актом письмо возвращается отправителю.

Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер.

Как не допустить повторной регистрации?

Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.

Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.

После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации. В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа ставится штамп (или делается запись от руки): Затем в поля вписывается дата поступления документа и его по Журналу регистрации входящих документов.

Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре (он называется визовый) проделывается все то же самое. Приведенный штамп – самый универсальный вариант.

Если есть необходимость, его можно дополнить. Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие – количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом.

Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации. Что касается номера, то нумерация может быть простая валовая — №1, №2, №3 и так далее, а может быть и более сложная. Например, некоторым категориям документов при регистрации могут присваиваться индексы: №1/123, №2/48 и т.д.

Такая система индексации – вещь очень распространенная. Каждая компания разрабатывает ее для себя сама. Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным.

После этого в Журнал регистрации входящих документов вносится информация о поступившем письме. Универсальный журнал регистрации входящих документов может содержать следующие графы: — входящий номер документа; — дата регистрации; — отправитель; — заголовок (тема) документа (даже если она не указана на документе, при регистрации нужно коротко написать, о чем письмо); — приложение (с указанием количества листов и экземпляров); — получатель (если организация небольшая, то обычно это генеральный директор; в более крупных компаниях директор делегирует прием документов компетентным руководителям); — исполнитель (работник, который отвечает за выполнение задания по письму согласно резолюции); — ссылка на электронную копию документа (если регистрация происходит в электронном журнале, то письмо настоятельно рекомендуется отсканировать и поместить в эту колонку ); — примечание. Зарегистрированное письмо отправляется на рассмотрение к руководителю.

Опубликовано: | Метки: ,

Сопроводительное письмо к документам

11556 В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам.

Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

  1. Проверено экспертом
  2. Онлайн просмотр
  3. Бланк и образец
  4. Бесплатная загрузка

ФАЙЛЫ Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  1. к коммерческому предложению;
  2. к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.
  3. к декларациям в ФНС, ФСС;
  4. к договору на подпись контрагентам;
  5. к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма.

Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона. Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов.

Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент. При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному.

Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д. Структура письма стандартная.

Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  1. должность получателя и его ФИО;
  2. наименование компании или ведомства;
  3. адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки.

Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо». После этого начинается основная часть.

Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д. Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные. Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!».

Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют.

Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам».

Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д.

Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д. После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать.

Это может выглядеть так:

  1. «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
  2. «Просим согласовать и возвратить с комментариями».
  3. «Просим информировать установленным порядком»;

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней.

Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу.

Для этого нужно указать причину, например:

«Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта»

. Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  1. название документа нужно писать полное;
  2. отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
  3. отмечают количество экземпляров документа;

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

  • Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
  • Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
  • Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.
  • Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.

Общество с ограниченной ответственностью «Запад» Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д.

97, тел. 89000000000 ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667 Генеральному директору ООО «Север» Алексееву Петру Петровичу 610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А тел.

89012345678 Исх. №112 12.12.2019 г.

Сопроводительное письмо Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г.

в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма. Приложения:

  • Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
  • Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.
  • Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.

Итого: 4 экз. на 9 л. С уважением, генеральный директор ООО «Запад» Санников Тимур Тимурович

10.1.2.

Порядок вручения РПО адресату с использованием простой электронной подписи (плагин Упрощенное вручение РПО)

10.1.2.1.

Требования к оформлению ПЭП адресата регламентируются Порядком вручения регистрируемых потовых отправлений с использованием простой электронной подписи.Оформление ПЭП проходит один раз.

После этого все поступающие РПО адресат может получать с использованием ПЭП.10.1.2.2. При вручении РПО (заказного уведомления о вручении) с использованием ПЭП оператор:- вводит в ИС номер мобильного телефона/Ф.И.О. адресата/адрес адресата /номер ШПИ (ШИ) отправления;- формирует список отправлений к выдаче и осуществляет поиск РПО (заказных уведомлений о вручении) согласно списку в системе хранения ОПС.

Если в числе РПО, подлежащих выдаче адресату, оказались РПО, при вручении которых с адресата взимается плата (наложенный платеж/тариф за досыл или возврат) или дефектные РПО, ШПИ таких отправлений из списка РПО к выдаче удаляются, их вручение осуществляется согласно п. 10.1.1, разделом 10.2 настоящего Порядка;- взвешивает РПО, подлежащие вручению через плагин «Упрощенное вручение РПО», проводит сверку фактического веса с весом, указанным на РПО.

В случае выявления несоответствия — вручение РПО проводится в соответствии с п. 10.2.1 настоящего Порядка;- верифицирует регистрационные данных адресата путем ввода в экранную форму номера телефона, указанного адресатом, или серии и номера паспорта гражданина РФ;- сверяет данные адресата (Ф.И.О.), указанные при регистрации и выведенные на экран ПКТ, с данными, указанными на адресном ярлыке отправления.

При несовпадении — отказывает в выдаче РПО.В случае если введенные данные соответствуют данным регистрации ИС генерирует код подтверждения, который поступает на номер мобильного телефона адресата, адресат называет его оператору.Оператор вводит код в ИС.

При сообщении ИС о возможности выдать РПО — выдает РПО адресату, регистрирует операцию «вручение» в ИС.РПО с электронным уведомлением о вручении/заказным (простым) уведомлением о вручении адресат может получить по коду без предъявления паспорта при условии оформления извещения ф.

22/119/бланка уведомления ф. 119 адресатом и оператором в соответствии с п. 10.2.7.2/п. 10.2.5 настоящего Порядка.Если адресат не смог назвать корректный код подтверждения оператор формирует извещение ф. 22(ф. 22-о) с использованием плагина «Упрощенное вручение РПО», в котором данные документа, удостоверяющего личность адресата, заполняются автоматически.

Вручение РПО (заказного уведомления о вручении) проводится в соответствии с п. 10.1.1, разделом 10.2 настоящего Порядка.Вручение РПО (заказного уведомления о вручении) с использованием ПЭП уполномоченному представителю адресата (при условии наличия у уполномоченного представителя доверенности и активированной ПЭП) осуществляется в соответствии с Инструкцией о предоставлении услуг по доверенности в отделениях почтовой связи.

Акт приёма-передачи документов

45253 Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

  1. Проверено экспертом
  2. Бланк и образец
  3. Онлайн просмотр
  4. Бесплатная загрузка

ФАЙЛЫ Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц. При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к.

с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы. Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений.

В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной. Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта. С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении.

В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

  1. Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
  2. Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  3. Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
  4. В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов. Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию. Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+